Incrementare le prenotazioni dirette con l'email marketing per hotel

Perché questo è importante per la tua struttura

Le agenzie di viaggio online (OTA) trattengono tra il 15% e il 25% delle tue entrate su ogni prenotazione che facilitano. Su una camera da £150, si tratta di una perdita fino a £37,50 prima ancora che l'ospite arrivi. Peggio ancora, l'OTA possiede la relazione. Custodisce i dati degli ospiti, controlla le comunicazioni e farà remarketing a quell'ospite per il suo prossimo viaggio. Tu offri l'ospitalità; l'OTA si tiene il cliente.

L'unico modo sostenibile per ridurre le commissioni delle OTA è aumentare le prenotazioni dirette. Per farlo, hai bisogno di una lista proprietaria di dati di prima parte di ospiti passati che hanno acconsentito a ricevere tue comunicazioni.

La maggior parte degli hotel fatica a creare questa lista. L'acquisizione alla reception è lenta e soggetta a errori. I sondaggi post-soggiorno intercettano solo una frazione degli ospiti. Ma hai già il più efficace strumento di acquisizione dati installato nel tuo edificio: la tua rete Guest WiFi. Purple Engage trasforma il processo di accesso al WiFi in un motore continuo di creazione di liste, acquisendo indirizzi email verificati e consensi conformi al GDPR da quasi tutti gli ospiti che soggiornano da te.

L'approccio

Quando un ospite prenota tramite un'OTA, ricevi un indirizzo email mascherato che scade poco dopo il soggiorno. Non puoi usarlo per il marketing. Per costruire una relazione diretta, devi acquisire il suo vero indirizzo email mentre si trova nella tua struttura.

Il Captive Portal - la schermata di accesso che gli ospiti vedono quando si connettono al tuo WiFi - è il punto di intervento perfetto. Gli ospiti si aspettano di fornire un indirizzo email per andare online. Integrando l'acquisizione dei dati in questo flusso, crei una lista pulita e verificata di persone che hanno effettivamente soggiornato nella tua struttura.

Gli strumenti di email generici come Mailchimp o Klaviyo sono progettati per inviare campagne, ma non ti aiutano a creare la lista. Devi esportare manualmente i dati dal tuo sistema di gestione alberghiera (PMS) o affidarti al personale della reception. Purple Engage risolve entrambi i lati dell'equazione. Acquisisce i dati tramite la rete Guest WiFi, crea il profilo unificato dell'ospite e fornisce il motore di email marketing per guidare le campagne di prenotazione diretta.

Come farlo con il tuo Guest WiFi

Il processo di trasformazione di una connessione WiFi in una prenotazione diretta si basa su quattro passaggi specifici.

In primo luogo, l'ospite seleziona la tua rete. In secondo luogo, raggiunge il Captive Portal. Qui si autentica utilizzando il proprio indirizzo email o un login social come Google Workspace. In terzo luogo, visualizza l'informativa sul consenso. È qui che ti assicuri il diritto legale di inviargli comunicazioni di marketing. Secondo la guida UK PECR e il soft opt-in: regole di email marketing per le strutture, devi fornire una casella di opt-in deselezionata e chiara per le comunicazioni di marketing.

Una volta effettuato l'opt-in, Purple Engage crea un profilo ospite di prima parte. Questo profilo registra la cronologia delle visite, il tempo di permanenza (dwell time) e il tipo di dispositivo. Ogni volta che l'ospite torna e si connette, il profilo si aggiorna. Ora disponi di un record di contatto verificato e con il relativo consenso, pronto per le tue campagne di prenotazione diretta.

Cosa inviare e quando

Creare la lista è solo il primo passo. Generare entrate richiede campagne email mirate e tempestive.

La campagna post-soggiorno

Questa è l'email con il tasso di conversione più alto. Inviala da 24 a 48 ore dopo il checkout. Ringrazia l'ospite per il soggiorno e offri un incentivo specifico per prenotare direttamente la volta successiva. Uno sconto del 10%, la colazione gratuita o un upgrade di camera funzionano molto bene. L'esperienza dell'ospite è recente, il che rende questo il momento ottimale per assicurarsi una nuova prenotazione.

La campagna di re-engagement

Rivolgiti agli ospiti che hanno soggiornato da tre a sei mesi fa. Segmenta questo pubblico in base al soggiorno precedente. Un ospite che ha soggiornato di martedì per lavoro ha bisogno di un messaggio diverso rispetto a una famiglia che ha soggiornato per un weekend di svago. Personalizza l'offerta di prenotazione diretta in base al loro profilo.

Campagne stagionali e per eventi

Invia queste campagne all'intera lista di contatti che hanno effettuato l'opt-in da quattro a sei settimane prima delle date chiave. Natale, vacanze scolastiche e grandi eventi locali generano una domanda prevedibile. Muovendoti in anticipo con un incentivo alla prenotazione diretta, ti assicuri la prenotazione prima che l'ospite inizi a cercare sulle OTA.

Misurare ciò che funziona

I tassi di apertura e i tassi di clic indicano il coinvolgimento, ma non pagano le bollette. Devi misurare il risultato aziendale: le entrate per invio e la riduzione delle commissioni delle OTA.

Utilizza i parametri UTM su ogni link delle tue campagne email. Questo ti consente di tracciare esattamente quale email ha generato quale prenotazione nella tua piattaforma di analytics. Confronta il costo dell'incentivo per la prenotazione diretta (ad esempio, uno sconto del 10%) con la commissione OTA del 15-25% che avresti pagato. La differenza di margine rappresenta il tuo ritorno sull'investimento.

Da dove iniziare

1. Esamina l'attuale flusso di accesso al tuo Guest WiFi. Assicurati che acquisisca gli indirizzi email e includa un chiaro opt-in di marketing conforme al GDPR.
2. Effettua un audit della tua lista ospiti esistente. Rimuovi i rimbalzi duri (hard bounce) e i contatti non attivi per proteggere la reputazione del mittente.
3. Imposta un'email post-soggiorno automatizzata con un incentivo alla prenotazione diretta, attivata 48 ore dopo il checkout.
4. Assicurati che tutti i link delle email rimandino al tuo motore di prenotazione (booking engine), non a un sito di terze parti.
5. Traccia le entrate generate da questi link diretti per misurare la riduzione delle commissioni delle OTA.