Direktbuchungen durch Hotel-E-Mail-Marketing steigern

Warum das für Ihren Standort wichtig ist

Online-Reisebüros (OTAs) behalten zwischen 15 % und 25 % Ihres Umsatzes für jede von ihnen vermittelte Buchung ein. Bei einem Zimmerpreis von 150 £ sind das bis zu 37,50 £ Verlust, noch bevor der Gast überhaupt ankommt. Schlimmer noch: Die OTA besitzt die Kundenbeziehung. Sie hält die Gästedaten, kontrolliert die Kommunikation und wird diesen Gast für seine nächste Reise erneut bewerben. Sie bieten die Gastfreundschaft; die OTA behält den Kunden.

Der einzige nachhaltige Weg zur Reduzierung von OTA-Provisionen besteht darin, die Direktbuchungen zu steigern. Dafür benötigen Sie eine eigene First-Party-Liste ehemaliger Gäste, die dem Erhalt von Mitteilungen von Ihnen zugestimmt haben.

Die meisten Hotels tun sich schwer damit, eine solche Liste aufzubauen. Die Erfassung an der Rezeption ist langsam und fehleranfällig. Umfragen nach dem Aufenthalt erreichen nur einen Bruchteil der Gäste. Dabei haben Sie das effektivste Tool zur Datenerfassung bereits in Ihrem Gebäude installiert: Ihr Guest WiFi-Netzwerk. Purple Engage verwandelt den WiFi-Anmeldeprozess in eine kontinuierliche Engine zum Listenaufbau, die verifizierte E-Mail-Adressen und GDPR-konforme Einwilligungen von fast jedem Gast erfasst, der bei Ihnen übernachtet.

Der Ansatz

Wenn a Gast über eine OTA bucht, erhalten Sie eine maskierte E-Mail-Adresse, die kurz nach dem Aufenthalt abläuft. Sie können diese nicht für Marketingzwecke nutzen. Um eine direkte Beziehung aufzubauen, müssen Sie die echte E-Mail-Adresse erfassen, während sich der Gast in Ihrem Haus befindet.

Das Captive Portal – der Anmeldebildschirm, den Gäste sehen, wenn sie sich mit Ihrem WiFi verbinden – ist der perfekte Interventionspunkt. Gäste erwarten, eine E-Mail-Adresse anzugeben, um online zu gehen. Indem Sie die Datenerfassung in diesen Ablauf integrieren, bauen Sie eine saubere, verifizierte Liste von Personen auf, die Ihren Standort tatsächlich besucht haben.

Generische E-Mail-Tools wie Mailchimp oder Klaviyo sind für den Versand von Kampagnen konzipiert, helfen Ihnen jedoch nicht beim Aufbau der Liste. Sie müssen Daten manuell aus Ihrem Property-Management-System (PMS) exportieren oder sich auf das Personal an der Rezeption verlassen. Purple Engage löst beide Seiten dieser Gleichung. Es erfasst die Daten über das Guest WiFi-Netzwerk, erstellt das einheitliche Gästeprofil und stellt die E-Mail-Marketing-Engine bereit, um die Direktbuchungskampagnen voranzutreiben.

So gelingt es mit Ihrem Guest WiFi

Der Prozess, eine WiFi-Verbindung in eine Direktbuchung zu verwandeln, basiert auf vier konkreten Schritten.

Erstens wählt der Gast Ihr Netzwerk aus. Zweitens gelangt er zum Captive Portal. Hier authentifiziert er sich mit seiner E-Mail-Adresse oder einem Social-Login wie Google Workspace. Drittens stößt er auf die Einverständniserklärung. Hier sichern Sie sich das rechtliche Recht, Marketing an ihn zu richten. Gemäß UK PECR und dem Soft-Opt-in: E-Mail-Marketing-Regeln für Standorte müssen Sie ein klares, nicht vorab ausgewähltes Opt-in-Kästchen für Marketingkommunikation bereitstellen.

Sobald sie sich anmelden, erstellt Purple Engage ein First-Party-Gästeprofil. Dieses Profil erfasst den Besuchsverlauf, die Verweildauer und den Gerätetyp. Jedes Mal, wenn sie zurückkehren und sich verbinden, wird das Profil aktualisiert. Sie verfügen nun über einen verifizierten Kontaktdatensatz mit Einwilligung, der für Ihre Direktbuchungskampagnen bereitsteht.

Was Sie wann senden sollten

Der Aufbau der Liste ist der erste Schritt. Um Umsatz zu generieren, sind zielgerichtete, zeitnahe E-Mail-Kampagnen erforderlich.

Die Kampagne nach dem Aufenthalt

Dies ist Ihre E-Mail mit der höchsten Konversionsrate. Senden Sie diese 24 bis 48 Stunden nach dem Checkout. Bedanken Sie sich beim Gast für seinen Aufenthalt und bieten Sie einen konkreten Anreiz für eine zukünftige Direktbuchung. Ein Rabatt von 10 %, ein kostenloses Frühstück oder ein Zimmer-Upgrade eignen sich hervorragend. Die Erfahrung des Gasts ist noch frisch, was dies zum optimalen Zeitpunkt macht, um eine erneute Buchung zu sichern.

Die Reaktivierungskampagne

Richten Sie sich an Gäste, deren Aufenthalt drei bis sechs Monate zurückliegt. Segmentieren Sie diese Zielgruppe basierend auf ihrem vorherigen Aufenthalt. Ein Gast, der an einem Dienstag geschäftlich hier war, benötigt eine andere Botschaft als eine Familie, die für ein Wochenend-Freizeitwochenende hier war. Passen Sie das Direktbuchungsangebot an das jeweilige Profil an.

Saisonale und Event-Kampagnen

Senden Sie diese vier bis sechs Wochen vor wichtigen Terminen an Ihre gesamte Opt-in-Liste. Weihnachten, Schulferien und große lokale Veranstaltungen sorgen für eine vorhersehbare Nachfrage. Indem Sie sich frühzeitig mit einem Anreiz für eine Direktbuchung melden, sichern Sie sich die Reservierung, bevor der Gast mit der Suche auf OTAs beginnt.

Messen, was funktioniert

Öffnungs- und Klickraten zeigen das Engagement, aber sie bezahlen keine Rechnungen. Sie müssen das geschäftliche Ergebnis messen: Umsatz pro Sendung und Reduzierung der OTA-Provisionen.

Verwenden Sie UTM-Parameter für jeden Link in Ihren E-Mail-Kampagnen. So können Sie in Ihrer Analyseplattform genau nachverfolgen, welche E-Mail welche Buchung generiert hat. Vergleichen Sie die Kosten für den Direktbuchungsanreiz (z. B. einen Rabatt von 10 %) mit der OTA-Provision von 15–25 %, die Sie gezahlt hätten. Die Margendifferenz ist Ihr Return on Investment.

Wo Sie anfangen sollten

1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Guest WiFi-Anmeldefluss. Stellen Sie sicher, dass er E-Mail-Adressen erfasst und ein klares, GDPR-konformes Marketing-Opt-in enthält.
2. Überprüfen Sie Ihre bestehende Gästeliste. Entfernen Sie Hard Bounces und inaktive Kontakte, um Ihre Absenderreputation zu schützen.
3. Richten Sie eine automatisierte E-Mail nach dem Aufenthalt mit einem Direktbuchungsanreiz ein, die 48 Stunden nach dem Checkout ausgelöst wird.
4. Stellen Sie sicher, dass alle E-Mail-Links auf Ihre eigene Buchungsmaschine verweisen und nicht auf eine Website von Drittanbietern.
5. Verfolgen Sie den über diese direkten Links generierten Umsatz, um die Reduzierung Ihrer OTA-Provisionen zu messen.