E-Mails für Events und saisonale Aktionen für Standorte

Warum dies für Ihren Standort wichtig ist

Hier ist die unbequeme Wahrheit über das E-Mail-Marketing der meisten Standorte: Die Liste ist entweder winzig oder voller Personen, die den Standort in Wahrheit nie besucht haben. Sie haben sie gekauft, gescraped oder vor drei Jahren über ein Gewinnspielformular gesammelt. Wenn Sie an diese Liste eine Einladung zum Valentinstags-Dinner senden, erhalten Sie eine Öffnungsrate von 2 % und eine Handvoll Buchungen. Mit einem Kreideaufsteller vor der Tür hätten Sie mehr erreicht.

Die Standorte, die beim Event-E-Mail-Marketing erfolgreich sind, haben eines gemeinsam: eine verifizierte First-Party-Liste, die auf echten Gästebesuchen basiert. Jede Person auf dieser Liste hat sich mit Ihrem WiFi verbunden, ihre E-Mail-Adresse eingegeben und sich bewusst für den Erhalt Ihrer Nachrichten angemeldet. Das ist eine GDPR-konforme, auf Einwilligung basierende Liste, die Ihr tatsächliches Publikum widerspiegelt.

Die Guest WiFi Plattform von Purple verzeichnete allein im Jahr 2024 über 440 Millionen Logins an 80.000 Live-Standorten. Der für Sie entscheidende Datenpunkt ist folgender: Wenn sich Gäste über ein Captive Portal anmelden, treffen sie eine bewusste Entscheidung, ihre Daten zu teilen. Das nennen wir ein bewusstes Opt-in. Es ist keine gescrapte E-Mail. Es ist keine gekaufte Liste. Es ist eine echte Person, die sich physisch an Ihrem Standort aufhielt.

Im Event-E-Mail-Marketing ist dieser Unterschied entscheidend. Eine Liste, die aus WiFi Logins aufgebaut ist, konvertiert auf einem grundlegend anderen Niveau als eine kalte oder halbwarme Liste, da jeder Empfänger bereits bewiesen hat, dass ihm Ihr Standort so gut gefällt, dass er ihn besucht.

Die Qualität Ihrer Liste bestimmt die Obergrenze Ihrer Kampagnenleistung. Und der beste Weg, diese Liste konsistent und automatisch aufzubauen, führt über Ihr guest WiFi.

Der Ansatz

Die meisten Standorte gehen das saisonale E-Mail-Marketing auf die gleiche Weise an. Weihnachten steht vor der Tür, also senden sie eine Weihnachts-E-Mail. Der Valentinstag naht, also senden sie eine Valentinstags-E-Mail. Muttertag, Ostern, Sommer - jeder offensichtliche Anlass wird bespielt.

Die meisten Standorte behandeln saisonales E-Mail-Marketing auf genau dieselbe Weise. Weihnachten steht vor der Tür, also senden sie eine Weihnachts-E-Mail. Der Valentinstag naht, also senden sie eine Valentinstags-E-Mail. Muttertag, Ostern, Sommer - jeder offensichtliche Anlass wird bespielt.

Das Problem ist nicht, dass diese Mailings falsch sind. Das Problem ist, dass sie nur die offensichtlichen Spitzenzeiten anvisieren. Die Standorte, die den größten Umsatzanstieg durch E-Mails erzielen, sind diejenigen, die auch Mailings für die ruhigen Phasen planen. Januar. Die Flaute nach Ostern. Das Sommerloch. Die Wochen zwischen den Schulferien und der Sommerpause.

Betrachten Sie es so: Ihre bestbesuchten Abende benötigen kein E-Mail-Marketing. Sie benötigen Kapazitätsmanagement. E-Mail-Marketing macht sich an einem verregneten Dienstag im Februar oder an einem toten Montag im September bezahlt.

Der Ansatz besteht aus zwei Teilen.

Teil eins ist der offensichtliche Saisonkalender. Planen Sie Ihre zwölf Monate im Voraus. Identifizieren Sie jedes Event und jeden saisonalen Moment, der für Ihren Standorttyp relevant ist. Für ein Restaurant sind das Valentinstag, Muttertag, Vatertag, Ostersonntag, Weihnachten, Silvester. Für eine Bar kommen die Six Nations, das Eröffnungswochenende der Premier League und Halloween hinzu. Für ein Hotel kommen Feiertagswochenenden, lokale Veranstaltungen und Schulferien hinzu. Erstellen Sie Ihren Versandkalender um diese Momente herum und planen Sie Ihre E-Mails vier bis sechs Wochen im Voraus.

Teil zwei ist der Kalender für ruhige Phasen. Analysieren Sie Ihre Besucherdaten der letzten zwölf Monate. Identifizieren Sie Ihre drei oder vier ruhigsten Zeiten. Erstellen Sie nun gezielte Kampagnen für diese Zeitfenster. Ein Tisch-für-zwei-Angebot unter der Woche im Januar. Eine Bring-einen-Freund-Mittagsaktion für das Tief nach Ostern. Eine sommerliche Afternoon-Tea-Aktion für die ruhige Woche im August, wenn Ihre Stammgäste im Urlaub sind.

Der Versand in ruhigen Phasen bringt Ihnen den höchsten zusätzlichen Umsatz pro gesendeter E-Mail, da Sie nicht mit vollen Räumen oder besetzten Tischen konkurrieren. Sie haben freie Kapazitäten, die Sie füllen können, und eine gezielte E-Mail an das richtige Segment Ihrer Gästeliste ist der kosteneffizienteste Weg, dies zu tun.

So setzen Sie das mit Ihrem Gästen-WiFi um

Hier greifen die Rädchen ineinander.

Wenn sich ein Gast mit Ihrem WiFi verbindet, erfasst Purple seine E-Mail-Adresse und protokolliert den Besuch - das Datum, die Uhrzeit und die Häufigkeit. Mit der Zeit erstellen Sie ein Profil von jedem Gast: wie oft er Sie besucht, wann er das letzte Mal da war, zu welcher Tageszeit er meistens kommt und ob er ein neuer oder wiederkehrender Gast ist.

Purple Engage nutzt diese Besuchsdaten, um Ihre Liste automatisch zu segmentieren. Sie müssen Gäste nicht manuell taggen oder Tabellenkalkulationen importieren. Die Segmente erstellen sich selbst aus den WiFi-Anmeldedaten.

Die Segmente, auf die es beim Event-E-Mail-Marketing am meisten ankommt, sind folgende.

Erstens, inaktive Gäste. Das sind Personen, die in den letzten sechs Monaten zu Besuch waren, sich aber seit 60 Tagen oder länger nicht mehr gemeldet haben. Sie kennen Sie, sie mochten Sie genug, um Sie zu besuchen, aber die Gewohnheit ist abgebrochen. Eine gezielte Einladung zu einem Event - konkret und überzeugend - reicht oft schon aus, um sie zurückzuholen. Dieses Segment liefert in der Regel den höchsten ROI pro Versand, da die Reaktivierung eines inaktiven Gasts weitaus weniger kostet als die Gewinnung eines neuen Gasts.

Zweitens: Die Stammgäste. Das sind Ihre wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Besucher. Sie sind Ihr treuestes Publikum. Bei Events verdienen sie eine bevorzugte Behandlung. Senden Sie ihnen die Einladung vor allen anderen. Geben Sie ihnen die erste Wahl bei den besten Tischen oder den begrenzten Tickets. Sie werden sich geschätzt fühlen und auch tatsächlich erscheinen.

Drittens: Neue Gäste. Jeder, der in den letzten 30 Tagen zum ersten Mal da war. Sie sind noch dabei, sich eine Meinung über Sie zu bilden. Eine gut getimte Event-Einladung innerhalb ihres ersten Monats kann einen einmaligen Besucher in einen Stammgast verwandeln. Halten Sie das Angebot unverbindlich - ein kostenloses Begrüßungsgetränk bei Ihrer nächsten Veranstaltung oder ein rabattiertes Early-Bird-Ticket.

Viertens: Hochfrequenz-Gäste. Dies sind Ihre wertvollsten Gäste gemessen am Lifetime Value. Sie kommen mehrmals pro Woche. Für dieses Segment sollten Sie VIP-Erlebnisse in Betracht ziehen. Ein exklusiver Verkostungsabend, ein Blick hinter die Kulissen. Etwas, das ihre Loyalität mit einem Zugang belohnt, den sie sonst nirgendwo bekommen können.

Mit Purple Engage können Sie diese Segmente in wenigen Minuten erstellen und den Versand passend zu Ihrem Event-Kalender planen. Die Plattform verarbeitet die GDPR-Einwilligungsnachweise automatisch, da die Einwilligung bereits beim WiFi-Login erfasst wurde. Sie müssen die Compliance nicht nachträglich auf eine kalte Liste anwenden - sie ist von Anfang an integriert.

Was man sendet und wann

Lassen Sie uns konkret über die E-Mails selbst sprechen.

Für ein saisonales Spitzen-Event (wie beispielsweise ein Valentinstags-Dinner) sieht Ihre Versandsequenz so aus.

Vier Wochen vorher: Eine E-Mail zur bevorzugten Buchung an Ihre Stammgäste und Hochfrequenz-Gäste. Betreffzeile in der Art von "Ihr Valentinstagstisch - vor dem offiziellen Buchungsstart". Das schafft echte Verknappung und belohnt Loyalität.

Zwei Wochen vorher: Der Hauptversand an Ihre gesamte Opt-in-Liste. Dies ist Ihr Versand mit der größten Reichweite. Fügen Sie das Angebot, das Menü, den Buchungslink und eine klare Frist hinzu.

Eine Woche vorher: Eine Erinnerung an alle, die die erste E-Mail geöffnet, aber nicht gebucht haben. Dies ist der Versand mit der höchsten Conversion in Ihrer Sequenz, da Sie Personen ansprechen, die bereits Interesse gezeigt haben.

Drei Tage vorher: Ein letzter Anstoß, der sich speziell an inaktive Gäste richtet. Formulieren Sie es als "Letzte Chance"-Nachricht. Halten Sie es kurz. Ein Bild, ein Angebot, ein Button.

Für eine Kampagne in ruhigen Zeiten (z. B. ein Mittagsangebot mitten in der Woche im Januar) ist die Sequenz einfacher.

Zehn Tage vorher: Eine E-Mail an inaktive Gäste und neue Gäste. Das Angebot muss spezifisch und zeitlich begrenzt sein. "20 % Rabatt auf das Mittagessen, Montag bis Donnerstag, nur diesen Januar" ist besser als "tolle Angebote in diesem Winter".

Fünf Tage vorher: Eine Erinnerung an alle, die die erste E-Mail nicht geöffnet haben. Ändern Sie die Betreffzeile. Der Inhalt kann identisch sein.

Das ist alles. Zwei Sendungen. Klar, zielgerichtet, messbar.

Das Kernprinzip hinter all dem ist Relevanz. Ein Gast, der jeden Freitagabend zum Abendessen kommt, braucht kein Angebot für den Dienstagmittag. Mit Purple Engage können Sie nach Besuchstag und -zeit filtern, sodass Sie das Angebot auf das Verhalten abstimmen können.

Erfolg messen

Öffnungsraten verraten Ihnen, ob die Betreffzeile funktioniert hat. Klickraten zeigen Ihnen, ob das Angebot attraktiv war. Aber keine von beiden sagt Ihnen, ob die Kampagne tatsächlich zu mehr Kundenbesuchen geführt hat. Die entscheidende Kennzahl sind die Wiederholungsbesuche innerhalb von 14 Tagen nach dem Versand. Purple Engage verfolgt dies, indem nach der Kampagne getätigte WiFi Logins mit dem Segment abgeglichen werden, an das Sie gesendet haben. Das ist die Zahl, die Sie Ihrem General Manager oder dem Vorstand präsentieren.

Das Versenden der gleichen E-Mail an Ihre gesamte Liste wird immer schlechter abschneiden als ein gezielter Versand an das richtige Segment. Die zusätzlichen fünf Minuten für die Einrichtung des Segments zahlen sich durch höhere Öffnungsraten, Klickraten und Buchungen um ein Vielfaches aus.

Wo Sie anfangen sollten

Hier sind Ihre nächsten Schritte.

1. Überprüfen Sie Ihre aktuelle E-Mail-Liste. Wie wurde sie aufgebaut? Ist jeder Kontakt ein verifizierter, einwilligender, echter Besucher? Wenn nicht, ist das der erste Punkt, den Sie beheben müssen.
2. Planen Sie Ihre ruhigen Phasen für die nächsten zwölf Monate. Identifizieren Sie drei Zeitfenster, in denen Sie freie Kapazitäten haben, und planen Sie für jedes eine gezielte Kampagne.
3. Erstellen Sie Ihre vier Kernsegmente in Purple Engage: inaktive Gäste, Stammgäste, neue Gäste und Vielbesucher. Diese vier Segmente decken die überwiegende Mehrheit der Anwendungsfälle für Event-E-Mails ab.
4. Planen Sie Ihre nächste Event-Versandsequenz mit dem Vier-Stufen-Modell für Stoßzeiten und dem Zwei-Stufen-Modell für ruhige Phasen.
5. Messen Sie Wiederholungsbesuche, nicht nur Öffnungsraten. Das ist die Zahl, die Ihnen zeigt, ob die Kampagne erfolgreich war.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden: Die beste E-Mail-Marketing-Software für Restaurants im Vergleich.

Den Leitfaden anhören