হোটেল CRM বনাম ইমেল মার্কেটিং টুল: একটি ভেন্যু CRM যা অতিরিক্ত সুবিধা দেয়

একটি হোটেল গেস্ট CRM মার্কেটিং তালিকা তৈরি করে: অতিথিরা যখন আপনার গেস্ট WiFi -এ লগ ইন করেন তখন তারা অপ্ট-ইন করেন এবং প্রতিটি প্রোফাইলে ভিজিটের ইতিহাস এবং সম্মতির রেকর্ড থাকে। Mailchimp বা Klaviyo -এর মতো একটি ইমেল টুল কেবল আপনার ইতিপূর্বে থাকা পরিচিতিদের কাছেই ক্যাম্পেইন পাঠায়। আপনার বুকিং থেকে যদি আগেই সম্মতিযুক্ত ইমেল সরবরাহ করা হয়ে থাকে, তবে একটি ইমেল টুইলই যথেষ্ট হতে পারে।

একটি হোটেলের কি গেস্ট CRM নাকি ইমেল মার্কেটিং টুল বেছে নেওয়া উচিত?

আসল প্রশ্নটি এটি নয় যে কোন প্ল্যাটফর্মটি ভালো ইমেল পাঠায়, কারণ উভয়ই ইমেল পাঠায়। প্রশ্ন হলো আপনার মার্কেটিং তালিকাটি কোথা থেকে আসছে এবং অতিরিক্ত কাজ ছাড়াই এটি বৃদ্ধি পাচ্ছে কিনা।

একটি ইমেল টুল ধরে নেয় যে তালিকাটি ইতিমধ্যেই বিদ্যমান। Mailchimp, Klaviyo এবং HubSpot -এর নিজস্ব প্রাইসিং পৃষ্ঠা অনুসারে প্রতিটিই পরিচিতি বা প্রোফাইল সংখ্যা অনুযায়ী মূল্য নির্ধারণ করে। প্রতিটি আপনাকে ফর্ম, ইমপোর্ট এবং টেমপ্লেট প্রদান করে। তবে আপনার টিমের কাউকে তখনও সেই পরিচিতিগুলি সিস্টেমে নিয়ে আসতে হয়।

একটি ভেন্যু CRM এক ধাপ আগে শুরু হয়। Purple Engage Guest WiFi লগইন থেকে তালিকা তৈরি করে। একজন অতিথি যিনি লবি, বার বা বেডরুমে কানেক্ট করেন তিনি সেই মুহূর্তেই অপ্ট-ইন করতে পারেন। সেই অপ্ট-ইন একটি প্রকৃত ভিজিটের সাথে যুক্ত সম্মতিপ্রাপ্ত, ফার্স্ট-পার্টি ডেটা হিসেবে আসে।

অধিকাংশ হোটেলের ক্ষেত্রে, উত্তরটি আপনার ব্যবসা সম্পর্কিত তিনটি তথ্যের ওপর নির্ভর করে:

• আপনার ডাইরেক্ট বুকিংয়ের শেয়ার। যদি অধিকাংশ অতিথি অনলাইন ট্রাভেল এজেন্সির (OTA) মাধ্যমে বুকিং করেন, তবে তাদের জন্য ব্যবহারযোগ্য মার্কেটিং ইমেল আপনার কাছে থাকা বিরল।
• আপনার অনাবাসিক ব্যবসা। রেস্তোরাঁ, বার, স্পা এবং ইভেন্টগুলি এমন ডাইনার এবং ভিজিটরদের নিয়ে আসে যারা কখনোই রুম বুক করেন না। তারা আপনার বুকিং ডেটাতে কখনোই প্রদর্শিত হন না।
• আপনার পুনরায় ভিজিটের লক্ষ্য। যদি আয় পুনরায় থাকা এবং বারবার আসার ওপর নির্ভর করে, তবে আপনার প্রতিটি প্রোফাইলে কেবল একটি ঠিকানার বদলে ভিজিটের ইতিহাস থাকা প্রয়োজন।

যদি তিনটি তথ্যই একটি ছোট, ডাইরেক্ট-বুকিং এবং কেবল রুম রয়েছে এমন প্রপার্টিকে নির্দেশ করে, তবে সাধারণত একটি ইমেল টুইলই যথেষ্ট। যদি যেকোনো একটি অন্য নির্দেশ করে, তবে আপনার স্ট্যাক-এ একটি গেস্ট CRM নিজের স্থান তৈরি করে নেয়।

যে ফলাফলটি পরিমাপ করবেন

যেকোনো বিকল্পকে চারটি সংখ্যার ভিত্তিতে বিচার করুন: অপ্ট-ইন রেট, প্রতি মাসে তালিকা বৃদ্ধি, প্রতি সেন্ডে আয় এবং রিপিট-ভিজিট রেট। একটি ইমেল টুল আরও ভালো সেগমেন্টেশন এবং টেস্টিংয়ের মাধ্যমে প্রতি সেন্ডে আয় বাড়াতে পারে। এটি এমন ভেন্যুগুলিতে আপনার অপ্ট-ইন রেট বাড়াতে পারে না যেখানে অতিথিরা কখনোই সাইন-আপ ফর্মের মুখোমুখি হন না।

কোথায় একটি হোটেল CRM ইমেল মার্কেটিং সফটওয়্যার থেকে আলাদা?

উভয় বিভাগই ক্যাম্পেইন পাঠায়, অটোমেশন শিডিউল করে এবং ওপেন ও ক্লিক রিপোর্ট করে। পার্থক্যগুলি সেন্ড বোতামের আগের ধাপে রয়েছে, অর্থাৎ কীভাবে পরিচিতিগুলি আসে এবং তাদের সম্পর্কে আপনি কী জানেন।

যা আপনি তুলনা করছেন	ইমেল মার্কেটিং সফটওয়্যার (Mailchimp, Klaviyo, HubSpot)	ভেন্যু CRM (Purple Engage)
পরিচিতি কোথা থেকে আসে	ইমপোর্ট, ওয়েবসাইট ফর্ম এবং বুকিং-ইঞ্জিন এক্সপোর্ট থেকে	প্রতিটি ভেন্যুতে সচেতন-পছন্দের অপ্ট-ইন সহ Guest WiFi লগইন থেকে
তালিকাটি কি নিজে থেকেই বাড়ে?	না - কেবল তখনই বাড়ে যখন আপনি পরিচিতি যোগ করেন	হ্যাঁ - প্রতিটি অপ্ট-ইন করা লগইনের সাথে এটি বাড়ে
সম্মতির রেকর্ড	আপনার নিজস্ব ফর্ম যা কিছু সংগ্রহ এবং সংরক্ষণ করে	লগইনের সময় সংগৃহীত হয় এবং প্রতিটি অতিথি প্রোফাইলে সংরক্ষিত থাকে
প্রতিটি প্রোফাইলে পরিদর্শনের ডাটা	আপনি অন্য কোনো সিস্টেম থেকে ইম্পোর্ট না করলে কোনটিই নয়	বারবার WiFi লগইন থেকে পরিদর্শনের ইতিহাস
অনাবাসিক ডাইনার এবং স্পা ভিজিটরদের কাছে পৌঁছায়	কেবল যদি তারা অন্য কোথাও একটি ইমেইল প্রদান করে	হ্যাঁ, যখন তারা আপনার গেস্ট WiFi এ লগইন করে
OTA-বুক করা অতিথিদের কাছে পৌঁছায়	কদাচিৎ, কারণ OTA গুলি অতিথির ঠিকানা গোপন করতে পারে	হ্যাঁ, যখন তারা অন-সাইটে লগইন করে
মূল্যের ভিত্তি	যোগাযোগ বা প্রোফাইল স্তর	Purple প্ল্যানসমূহ: Connect, Capture এবং Engage
প্রয়োজনীয় হার্ডওয়্যার	কোনটিই নয়	Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme বা Fortinet থেকে আপনার বিদ্যমান অ্যাক্সেস পয়েন্টসমূহ
সেরা উপযোগী	সরাসরি-বুকিং, কেবল-রুমের সম্পত্তি	OTA মিক্স, খাবার ও পানীয়, স্পা বা ইভেন্ট ব্যবসা রয়েছে এমন হোটেলগুলি

পার্থক্য ১: কে তালিকা তৈরি করে

এটি সেই পার্থক্য যা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। একটি ইমেইল টুল হলো একটি পাঠানোর ইঞ্জিন। আপনি এতে ডাটা সরবরাহ করেন, এবং এটি পাঠায়। একটি ভেন্যু CRM একটি ক্যাপচার ইঞ্জিনও বটে। আপনার WiFi এ কানেক্ট করা প্রতিটি অতিথিকে আপনার কাছ থেকে আপডেট পাওয়ার জন্য একটি স্পষ্ট, আনটিক করা বিকল্প দেওয়া হয়।

Purple ৮০,০০০+ এরও বেশি লাইভ ভেন্যুতে চলে এবং ২০২৪ সালে ৪৪০ মিলিয়ন লগইন রেকর্ড করেছে (Purple মাস্টার ডেক, ২০২৬)। এই লগইনগুলি একটি তালিকার কাঁচামাল। লগইন হলো এমন একটি মুহূর্ত যখন অতিথি ইতিমধ্যেই অন-সাইটে আছেন এবং ইতিমধ্যেই যুক্ত আছেন।

পার্থক্য ২: প্রতিটি অতিথি সম্পর্কে আপনি কী জানেন

শুধু একটি ঠিকানা আপনাকে খুব কমই তথ্য দেয়। একটি WiFi লগইন আপনাকে জানায় যে অতিথি শারীরিকভাবে আপনার সম্পত্তিতে, কোন ভেন্যুতে এবং কোন তারিখে উপস্থিত ছিলেন। বারবার লগইন করার মাধ্যমে সময়ের সাথে সাথে পরিদর্শনের ইতিহাস তৈরি হয়।

এই ইতিহাসটিই আপনাকে অনুমানের পরিবর্তে আচরণের ভিত্তিতে শ্রেণীবদ্ধ করার অনুমতি দেয়। যে অতিথি এই বছর তিনবার অবস্থান করেছেন তার জন্য মার্চ মাসে একবার আসা ডাইনারের চেয়ে একটি ভিন্ন বার্তার প্রয়োজন। একটি ইমেইল টুল এই ডাটা ধারণ করতে পারে, তবে কেবল তখনই যদি অন্য একটি সিস্টেম এটি সরবরাহ করে।

পার্থক্য ৩: কিভাবে সম্মতি প্রমাণিত হয়

GDPR আর্টিকেল ৭ এর জন্য আপনাকে প্রমাণ করতে হবে যে একজন ব্যক্তি সম্মতি দিয়েছেন। এটি সম্মতি দেওয়ার মতোই সহজভাবে প্রত্যাহার করার সুযোগও দাবি করে। রিসাইটাল ৩২ তে বলা হয়েছে যে নীরবতা, আগে থেকে টিক দেওয়া বক্স বা নিষ্ক্রিয়তাকে সম্মতি হিসেবে গণ্য করা হয় না।

একটি ইমেইল টুলের ক্ষেত্রে, সম্মতির প্রমাণ কেবল আপনার তৈরি করা ফর্ম এবং আপনার রাখা রেকর্ডের মতোই ভালো হয়। একটি ভেন্যু CRM এর ক্ষেত্রে, অপ্ট-ইন লগইন ফ্লো এর ভেতরে ঘটে এবং প্রোফাইলের বিপরীতে সংরক্ষিত থাকে। Purple হলো GDPR অনুসংগত, ISO 27001 সার্টিফাইড এবং Cyber Essentials সার্টিফাইড।

কখন একটি ভেন্যু CRM একটি হোটেলের জন্য সঠিক সিদ্ধান্ত?

একটি গেস্ট CRM নিজের খরচ নিজেই তুলে আনে যখন আপনার সম্পত্তির একটি বড় অংশের মানুষ বুকিংয়ের মাধ্যমে কখনোই মার্কেটিংযোগ্য যোগাযোগে পরিণত হয় না। চারটি পরিস্থিতি বিষয়টি স্পষ্টভাবে তুলে ধরে।

আপনার OTA শেয়ার বেশি

OTA গুলি বুকিং সম্পর্ক নিয়ন্ত্রণ করে। উদাহরণস্বরূপ, Booking.com পার্টনার ডকুমেন্টেশনে বর্ণিত বর্ণনানুসারে, অতিথির নিজস্ব ইনবক্সের পরিবর্তে একটি ছদ্মনাম ইমেইল ঠিকানার মাধ্যমে অতিথির বার্তা রিলে করে। আপনি সেই অতিথির অবস্থানকালে সেবা দিতে পারেন, তবে আপনি প্রায়শই তাদের কাছে পরে মার্কেটিং করতে পারেন না।

মেহমান এখনও আপনার দরজায় আসেন এবং অনলাইনে যুক্ত হতে চান। সচেতন পছন্দসহ অপ্ট-ইন বিশিষ্ট একটি WiFi লগইন আপনার সরাসরি সম্পর্ক শুরু করার সুযোগ। সেই সম্পর্কই পরবর্তী স্টে-কে সরাসরি বুকিংয়ে পরিণত করে।

আপনি রেস্তোরাঁ, বার, স্পা বা ইভেন্ট স্পেস পরিচালনা করেন

অ-আবাসিক গ্রাহকদের ব্যবসায়িক লেনদেন প্রায়শই একটি হোটেলের বিপণনের কাছে অদৃশ্য থাকে। যে ডাইনার কোনও তৃতীয় পক্ষের রিজার্ভেশন প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে টেবিল বুক করেন, তিনি হয়তো আপনাকে কখনোই বিপণনের সম্মতি নাও দিতে পারেন। একজন বিয়ের অতিথি বা কনফারেন্সের প্রতিনিধি প্রায় কখনোই তা দেন না।

মেহমানদের WiFi তাদের সবার কাছে পৌঁছায়। একই লগইন ফ্লো আপনার রেস্তোরাঁর ডাইনার, স্পার ভিজিটর এবং বলরুমের উপস্থিত অতিথির জন্য কাজ করে। প্রত্যেকে এমন একটি প্রোফাইলে পরিণত হন যা আপনি তাদের ব্যবহৃত ভেন্যু অনুযায়ী বিভাগ করতে পারেন।

আপনি একাধিক প্রপার্টি পরিচালনা করেন

একাধিক সাইট থাকা একটি হোটেল গ্রুপের প্রতিটি প্রপার্টি জুড়ে প্রতিটি মেহমানের একটি একক ভিউ প্রয়োজন। যখন প্রতিটি হোটেল নিজস্ব উপায়ে ইমেল সংগ্রহ করে, তখন আপনি ডুপ্লিকেট, তথ্যের ঘাটতি এবং অসঙ্গতিপূর্ণ সম্মতির ভাষা পেয়ে থাকেন।

Purple আপনার বিদ্যমান নেটওয়ার্কে একটি ক্লাউড ওভারলে হিসেবে কাজ করে, যার জন্য কোন রিফ্লেসমেন্টের প্রয়োজন নেই। সম্পূর্ণ এস্টেট জুড়ে একজন মেহমানের জন্য একটি লগইন ফ্লো, একটি সম্মতির ভাষা এবং একটি প্রোফাইল প্রযোজ্য হয়। একজন মেহমান যিনি ম্যানচেস্টারে থাকেন এবং এডিনবার্গে খাওয়া-দাওয়া করেন, উভয় ভিজিটের রেকর্ডসহ তার নাম একবারই দেখাবে।

আপনি ভিজিট দ্বারা চালিত স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা চান

বুকিং-ভিত্তিক অটোমেশন কেবল বুকিং ইভেন্টেই সক্রিয় হতে পারে। ভিজিট-ভিত্তিক অটোমেশন মেহমানরা বাস্তবে যা করেন তার ওপর ভিত্তি করে সক্রিয় হতে পারে: একটি প্রথম ভিজিট, তৃতীয় ভিজিট, অথবা ৯০ দিন ধরে কোনো ভিজিট না থাকা।

Purple Engage আপনাকে সেই ভিজিট আচরণের মাধ্যমে বার্তা সক্রিয় করার সুবিধা দেয়। দ্বিতীয়বার থাকার পর একটি ওয়েলকাম-ব্যাক অফার, বা নিয়মিত বার গ্রাহকদের জন্য একটি পুনর্ব্যবহারযোগ্য বার্তা প্রেরণে এমন ভিজিট ডেটা প্রয়োজন যা কোনো ইমেল টুল সংগ্রহ করে না।

বাস্তব পরিস্থিতি: ২০০টি কক্ষবিশিষ্ট একটি শহরের কেন্দ্রস্থলের হোটেল

পরিস্থিতি। ২০০টি কক্ষের একটি হোটেল তার রুম বুকিংয়ের প্রায় দুই-তৃতীয়াংশ OTA-এর মাধ্যমে গ্রহণ করে। এটি একটি রেস্তোরাঁ এবং বারও পরিচালনা করে যেখানে প্রচুর সরাসরি আসা গ্রাহক থাকেন। এর ইমেল তালিকা কেবল সরাসরি বুকিং থেকে আসে। বিপণন দল একটি মাসিক নিউজলেটার পাঠায় এবং স্থিতিশীল তালিকা বৃদ্ধির রিপোর্ট দেয়।

যা করা হয়েছিল। হোটেলটি তার বিদ্যমান Ruckus অ্যাক্সেস পয়েন্টগুলোর ওপরে Purple Engage চালু করেছে। লগইন পৃষ্ঠাটি একটি বিনামূল্যে সংযোগের পাশাপাশি অফারগুলো পাওয়ার জন্য একটি আনটিক করা অপ্ট-ইন প্রদান করে। দলটি তিনটি বিভাগ তৈরি করেছে: রুমের মেহমান, রেস্তোরাঁর ডাইনার এবং বারের নিয়মিত গ্রাহক। প্রতিটি বিভাগ নিজস্ব স্বাগত বার্তা এবং একটি ৬০ দিনের ফলো-আপ পেয়েছে।

ফলাফল, মডেল করা হয়েছে। এটি একটি আনুমানিক গণনা, রিপোর্ট করা ফলাফল নয়। মনে করুন প্রতি মাসে ৩,০০০ জন বিভিন্ন মেহমান এবং ডাইনার লগ ইন করেন এবং ২৫% অপ্ট-ইন করেন। এটি মাসে ৭৫০ জন নতুন বাজারযোগ্য পরিচিতি, বা বছরে ৯,০০০ জন, যাদের কেউই বুকিংয়ের মাধ্যমে আসেননি। একা বুকিং ডেটা থেকে কাজ করা একটি ইমেল টুলের কাছে এদের অধিকাংশই অদৃশ্য থাকত। আপনার বুকিং থেকে পাওয়া তালিকা বৃদ্ধির সাথে মাসিক অপ্ট-ইনের তুলনা করে এটি আপনার নিজস্ব প্রপার্টিতে পরিমাপ করুন।

কখন কেবল একটি ইমেল মার্কেটিং টুলই যথেষ্ট?

একটি গেস্ট CRM প্রতিটি প্রপার্টির জন্য সঠিক ক্রয় নয়। একটি ইমেল টুল কখন আপনার প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে সে সম্পর্কে সৎ থাকুন।

আপনার বেশিরভাগ বুকিং সরাসরি হয়

যদি আপনার নিজস্ব ওয়েবসাইট সবচেয়ে বেশি বুকিং পায়, তবে আপনার বুকিং ইঞ্জিন ইতিমধ্যেই প্রায় প্রতিটি অতিথির ইমেইল সংগ্রহ করে। চেকআউটে একটি স্পষ্ট, আনটিক করা মার্কেটিং অপ্ট-ইন যোগ করুন এবং আপনার বুকিং বাড়ার সাথে সাথে আপনার তালিকাও বড় হবে। একটি WiFi ক্যাপচার লেয়ার মূলত আপনার কাছে ইতিমধ্যেই থাকা অতিথিদের প্রতিলিপিই যোগ করবে।

আপনি শুধু রুম বিক্রি করেন এবং অন্য কিছু খুব কম

শুধু রুম আছে এমন একটি গেস্টহাউস বা সার্ভিস্ড অ্যাপার্টমেন্ট ব্লকে অনিবাসীদের আনাগোনা কম থাকে। ক্যাপচার করার মতো কোনো রেস্তোরাঁ বা স্পার ভিড় সেখানে নেই। মার্কেটিংয়ের মূল চ্যালেঞ্জ হলো সেই একই অতিথিদের ধরে রাখা, যা বুকিং ডেটা ইতিমধ্যেই সমর্থন করে।

আপনার কাজের পরিধি ছোট এবং ক্যাম্পেইনগুলো সহজ

আপনি যদি কোনো ঋতুভিত্তিক নিউজলেটার এবং মাঝে মাঝে কোনো অফার পাঠান, তবে একটি ইমেইল টুলের সেগমেন্টেশনই যথেষ্ট। আপনার যখন বিশাল কাজের পরিধি এবং কার্যক্রম পরিচালনার মতো ভিজিট প্যাটার্ন থাকবে, তখন ভিজিট-ট্রিগারযুক্ত অটোমেশন অতিরিক্ত মূল্য যোগ করে। তার নিচে, এটি এমন একটি দক্ষতা যা আপনি ব্যবহার করবেন না।

আপনার ইতিমধ্যেই একটি পরিপক্ক ডেটা স্ট্যাক রয়েছে

কিছু গ্রুপের ইতিমধ্যেই তাদের প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (PMS), বুকিং ইঞ্জিন এবং পয়েন্ট অফ সেল থেকে প্রাপ্ত একটি কাস্টমার ডেটা প্ল্যাটফর্ম রয়েছে। সেই স্ট্যাক যদি ইতিমধ্যেই ভিজিটের সাথে ব্যক্তিদের মেলাতে পারে এবং সম্মতির রেকর্ড সঠিকভাবে রাখে, তবে একটি ভেন্যু CRM যে শূন্যতা পূরণ করে তা বেশ ছোট। এমনকি তখনও, Purple CRM এবং মার্কেটিং প্ল্যাটফর্মগুলোর সাথে ইন্টিগ্রেট করে, ফলে WiFi ক্যাপচার আপনার বিদ্যমান সিস্টেমের সাথেই কাজ করতে পারে।

বাস্তব দৃশ্যপট: একটি ১২ রুমের বুটিক ইন

পরিস্থিতি। ১২টি রুমের একটি কান্ট্রি ইন তার বেশিরভাগ বুকিং নিজস্ব ওয়েবসাইটের মাধ্যমে পায়। এতে কোনো পাবলিক রেস্তোরাঁ নেই। এর বুকিং ইঞ্জিন চেকআউটে একটি আনটিক করা অপ্ট-ইন বক্সের মাধ্যমে অতিথিদের ইমেইল Mailchimp-এ পাঠিয়ে দেয়।

যা করা হয়েছিল। মালিক একটি গেস্ট CRM নতুন পরিচিতি যোগ করবে কিনা তা পর্যালোচনা করে দেখেছেন। ইনটি একই মাসে বুকিং থেকে পাওয়া পরিচিতির সংখ্যার সাথে একটি সাধারণ মাসের অনন্য WiFi সংযোগের সংখ্যা তুলনা করে দেখেছে।

ফলাফল, মডেল অনুযায়ী। এটি একটি উদাহরণমূলক গণনা, কোনো রিপোর্টেড ফলাফল নয়। ১২টি রুম নিয়ে, ইনটি মাসে কয়েকশো ভিন্ন অতিথির আতিথেয়তা করে। তাদের প্রায় সবাই বুকিং ইঞ্জিনের মাধ্যমে ইতিমধ্যেই Mailchimp-এ রয়েছে। একটি WiFi ক্যাপচার লেয়ার খুব কম সংখ্যক নতুন মানুষ যোগ করবে। মালিক Mailchimp বজায় রেখেছেন এবং বাজেটটি তার বদলে আরও ভালো ওয়েলকাম এবং প্রি-অ্যারাইভাল ইমেইলে খরচ করেছেন। এই প্রপার্টির জন্য সেটিই সঠিক সিদ্ধান্ত ছিল।

প্রতিটি অপশন পরিচালনার খরচ কত?

সাবস্ক্রিপশন মূল্য হলো তুলনায় সবচেয়ে ছোট অংশ। বড় খরচ হলো আপনি কীভাবে তালিকা বাড়ান, আপনার টিম কতটা ডেটা সংক্রান্ত কাজ করে এবং সম্মতির ক্ষেত্রে আপনি কী ঝুঁকি বহন করেন।

খরচের খাত	ইমেইল মার্কেটিং সফটওয়্যার	ভেন্যু CRM (Purple Engage)
সাবস্ক্রিপশন ভিত্তি	কন্টাক্ট বা প্রোফাইল টায়ার যা তালিকা বাড়ার সাথে সাথে বৃদ্ধি পায়	Purple প্ল্যান: Connect, Capture বা Engage
তালিকা বাড়ানোর খরচ	পেইড অ্যাকুইজিশন, প্রতিযোগিতা বা ফ্রন্ট-ডেস্ক কর্মীদের সংগৃহীত ইমেইল	গেস্ট WiFi লগইনের মধ্যেই অন্তর্নির্মিত
ডেটা প্রস্তুতি	PMS এবং বুকিং ইঞ্জিন থেকে এক্সপোর্ট, তারপর ডুপ্লিকেট সরানো	লগইনের সময় ভিজিটের ইতিহাস সংযুক্ত করে প্রোফাইল তৈরি
সম্মতির প্রমাণ	আপনি নিজেই এটি ডিজাইন, সংরক্ষণ এবং অডিট করেন	প্রতিটি প্রোফাইলের বিপরীতে লগইন ফ্লোতেই ক্যাপচার করা হয়
হার্ডওয়্যার	কোনোটিই নয়	আপনার বিদ্যমান অ্যাক্সেস পয়েন্টসমূহ, কোনো পরিবর্তন বা প্রতিস্থাপনের প্রয়োজন নেই
প্রতি মাসে কর্মীদের সময়	নিয়মিত ইম্পোর্ট এবং তালিকা পরিষ্কারকরণ	ক্যাম্পেইন পরিকল্পনা ও পর্যালোচনা

ইমেইল টুলের লুকানো খরচ: ডেটা সংগ্রহ

যোগাযোগ-ভিত্তিক মূল্যের অর্থ হলো তালিকা বাড়ার সাথে সাথে আপনাকে বেশি অর্থ প্রদান করতে হবে, যা যুক্তিযুক্ত। কম দৃশ্যমান খরচটি হলো প্রথম স্থানেই পরিচিতিদের তথ্যাবলি সেখানে পৌঁছানো। যে প্রতিটি পরিচিতির তথ্য বুকিংয়ের মাধ্যমে আসে না, সেটিকে কিনে নিতে হয়, ডেস্কে চেয়ে নিতে হয় অথবা প্রচারের মাধ্যমে অর্জন করতে হয়। প্রতিটি উপায়ে অর্থ বা কর্মীদের সময় ব্যয় হয়।

গেস্ট CRM-এর লুকানো খরচ: অব্যবহৃত সক্ষমতা

একটি ভেন্যু CRM-এর অতিরিক্ত সুবিধাগুলো ব্যবহার না করলে এর খরচ যৌক্তিক করা কঠিন হয়। আপনি যদি কখনো ভেন্যু বা ভিজিটের ইতিহাসের ভিত্তিতে গ্রাহকদের ভাগ না করেন, তবে আপনি এমন ক্যাপচার এবং ইনসাইটের জন্য অর্থ প্রদান করছেন যা আপনি উপেক্ষা করেন। কেনার আগেই আপনার প্রথম তিনটি ক্যাম্পেইনের পরিকল্পনা করুন, যাতে সক্ষমতাটি প্রথম দিন থেকেই কাজে আসে।

কীভাবে সঠিকভাবে খরচ তুলনা করবেন

প্রতি মাসের সাবস্ক্রিপশন ফি নয়, বরং প্রতি মাসে যুক্ত হওয়া প্রতিটি বাজারযোগ্য পরিচিতির খরচ হিসাব করুন। কর্মীদের সময় এবং ডেটা সংগ্রহের খরচসহ মোট মাসিক খরচকে নতুন সম্মতিযুক্ত পরিচিতির সংখ্যা দিয়ে ভাগ করুন। তারপর তিন মাসের ডেটা পাওয়ার পর দুটি মডেলের প্রতি সেন্টে অর্জিত রাজস্ব তুলনা করুন।

কীভাবে আপনার হোটেলগুলোর জন্য সিদ্ধান্ত নেবেন?

কোনো বিক্রেতার তথ্য নয়, আপনার নিজস্ব সংখ্যা ব্যবহার করুন। নিচের ম্যাট্রিক্সটি সাধারণ হোটেল পরিস্থিতিগুলোকে একটি সুপারিশের সাথে মেলায়।

আপনার পরিস্থিতি	সুপারিশ	কারণ
অর্ধেকেরও বেশি বুকিং OTA-এর মাধ্যমে	ভেন্যু CRM	OTA অতিথিরা বুকিংয়ের মাধ্যমে আপনাকে খুব কমই বাজারযোগ্য ইমেইল প্রদান করে
ওয়াক-ইন গ্রাহকসহ রেস্তোরাঁ, বার বা স্পা	ভেন্যু CRM	অনাবাসিক ডাইনার এবং দর্শনার্থীরা কেবল স্পটে আসলেই পরিচিতিতে পরিণত হন
একটি ব্র্যান্ডের অধীনে একাধিক প্রোপার্টি	ভেন্যু CRM	সমস্ত প্রোপার্টি জুড়ে প্রতিটি অতিথির জন্য একটি সম্মতির ভাষা এবং একটি প্রোফাইল
কনফারেন্স, বিবাহ বা ইভেন্ট ব্যবসা	ভেন্যু CRM	উপস্থিতিরা কখনো বুকিং করেন না এবং আপনার বুকিং ডেটায় প্রবেশ করেন না
বেশিরভাগই সরাসরি বুকিং, শুধুমাত্র রুম	কেবল ইমেইল টুল	বুকিং ইঞ্জিন ইতিমধ্যেই সম্মতিযুক্ত ইমেইল সরবরাহ করে
২০টির কম রুম, সাধারণ ক্যাম্পেইন	কেবল ইমেইল টুল	কম পরিমাণ ডেটা ভিজিট-ভিত্তিক অটোমেশনের মূল্যকে সীমিত করে
ইতিমধ্যেই পরিণত ডেটা প্ল্যাটফর্ম চালু রয়েছে	ইমেইল টুল, সাথে ইন্টিগ্রেশনের মাধ্যমে WiFi ক্যাপচার	যা কার্যকর রয়েছে তা প্রতিস্থাপন না করে অন-সাইট ঘাটতি পূরণ করুন

চার ধাপের একটি সিদ্ধান্ত প্রক্রিয়া

১. ঘাটতি গণনা করুন। প্রতি মাসে অনন্য অন-সাইট অতিথি ও দর্শনার্থীদের সাথে আপনার বুকিং ডেটা থেকে প্রাপ্ত পরিচিতিগুলোর তুলনা করুন। পার্থক্যটি হলো আপনার অনাবিষ্কৃত দর্শক। ২. সম্মতির গুণমান পরীক্ষা করুন। আপনার বর্তমান তালিকা কীভাবে সংগ্রহ করা হয়েছিল তা অডিট করুন। কে সম্মতি দিয়েছেন এবং কখন দিয়েছেন তা যদি আপনি দেখাতে না পারেন, তবে GDPR Article 7 ইতিমধ্যেই একটি ঝুঁকি। ৩. আপনার পুনারাবৃত্তিক ভিজিটের লক্ষ্য নির্ধারণ করুন। আপনাকে কোন মেট্রিকটি সচল করতে হবে তা নির্ধারণ করুন: রিটার্ন স্টে, রিপিট কভার বা স্পা রিবুকিং। সেই মেট্রিকের পেছনের ডেটা ধারণ করে এমন টুলটি নির্বাচন করুন। ৪. একটি প্রোপার্টিতে পাইলট চালান। ৯০ দিনের জন্য একটি হোটেলে একটি ভেন্যু CRM চালান। আপনার ইমেইল টুলে থাকা একটি তুলনামূলক প্রোপার্টির বিপরীতে অপ্ট-ইন রেট, প্রতি মাসে নতুন পরিচিতি এবং প্রতি সেন্টে রাজস্ব পরিমাপ করুন।

যেকোনো বিক্রেতাকে জিজ্ঞাসা করার মতো প্রশ্নসমূহ

• নতুন পরিচিতিরা কোথা থেকে আসছে, এবং অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই আমরা প্রতি মাসে কতজন নতুনদের যুক্ত করব?
• প্রতিটি সম্মতি (opt-in) কীভাবে রেকর্ড করা হয়, এবং একজন অতিথি যেভাবে সম্মতি দিয়েছেন ততটা সহজেই কি তা প্রত্যাহার করতে পারেন?
• একটি প্রোফাইলে কী ধরণের ভিজিট ডেটা থাকে, এবং আমরা কি ভেন্যু অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ করতে পারি?
• এটি কি আমাদের ইতিমধ্যে থাকা নেটওয়ার্ক হার্ডওয়্যারে চলবে?
• এটি কি আমাদের ইতিমধ্যে ব্যবহৃত ইমেইল বা CRM প্ল্যাটফর্মে ডেটা পাঠাতে পারে?

সম্পূর্ণ কার্যক্ষমতার সেট দেখতে, Purple Engage পণ্য ওভারভিউ পড়ুন।

প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

আমি কি একটি ভেন্যু CRM কেনার পরিবর্তে Mailchimp-এ কেবল একটি WiFi সাইন-আপ ফর্ম যোগ করতে পারি?

হ্যাঁ, আপনি একটি মৌলিক ক্যাফটিভ পোর্টাল থেকে Mailchimp-এ পরিচিতি পাঠাতে পারেন, তবে ইন্টিগ্রেশন এবং সম্মতির রেকর্ড রাখার দায়িত্ব আপনাকে নিজেকেই নিতে হবে। একটি ক্যাফটিভ পোর্টাল হলো সেই পেজ যা একজন অতিথি অনলাইন হওয়ার আগে দেখতে পান। আপনি ভিজিটের ইতিহাসও হারাবেন, কারণ Mailchimp পরিচিতিগুলো সংরক্ষণ করে, বারবার আসা ভিজিট নয়। একটি ভেন্যু CRM একই প্রোফাইলে সম্মতি, সম্মতির রেকর্ড এবং পরবর্তী প্রতিটি ভিজিট ক্যাপচার করে, তাই সিস্টেমগুলোকে একসাথে না জুড়েই আপনি আচরণ অনুযায়ী শ্রেণীবদ্ধ করতে পারেন।

Purple Engage ব্যবহার করার জন্য আমাকে কি আমার হোটেলের WiFi হার্ডওয়্যার পরিবর্তন করতে হবে?

না, Purple আপনার ইতিমধ্যে থাকা অ্যাক্সেস পয়েন্টগুলোতে চলে। Purple হার্ডওয়্যার নির্ভর নয় এবং Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme এবং Fortinet এর সাথে কাজ করে। এটি আপনার বিদ্যমান নেটওয়ার্কে ক্লাউড ওভারলে হিসাবে থাকে, তাই নতুন করে পরিবর্তনের প্রয়োজন নেই। আপনার IT টিম বা নেটওয়ার্ক প্রদানকারী অ্যাক্সেস পয়েন্টগুলোকে Purple-এর সাথে সংযুক্ত করে এবং আপনার মার্কেটিং টিম Engage-এ কাজ করে।

WiFi-এর মাধ্যমে সংগৃহীত অতিথি ডেটা কি GDPR-এর সাথে সঙ্গতিপূর্ণ?

হ্যাঁ, GDPR অনুচ্ছেদ 4(11) এর প্রয়োজনীয়তা অনুসারে যখন সম্মতিটি স্বতঃস্ফূর্তভাবে, নির্দিষ্ট করে, অবহিত হয়ে এবং স্পষ্টভাবে দেওয়া হয়। Purple সচেতন পছন্দের সম্মতি ব্যবহার করে, তাই অতিথিরা প্রাক-চিহ্নিত বক্সে সম্মত হওয়ার পরিবর্তে সক্রিয়ভাবে আপনার বার্তা পাওয়ার জন্য বেছে নেন, যা রিসিটাল 32 বাদ দেয়। Purple GDPR সঙ্গতিপূর্ণ, ISO 27001 সার্টিফাইড এবং Cyber Essentials সার্টিফাইড। আপনিই ডেটা কন্ট্রোলার থাকেন, তাই আপনার নিজের সম্মতির শব্দাবলী এবং গোপনীয়তা বিজ্ঞপ্তি সেট করুন।

Mailchimp, Klaviyo বা HubSpot-এর তুলনায় একটি ভেন্যু CRM-এর মূল্য কীভাবে নির্ধারণ করা হয়?

তারা বিভিন্ন মূল্যের ভিত্তি ব্যবহার করে। Mailchimp, Klaviyo এবং HubSpot পরিচিতি বা প্রোফাইলের সংখ্যার ভিত্তিতে মূল্য নির্ধারণ করে, তাই আপনার তালিকা বৃদ্ধির সাথে সাথে খরচ বাড়ে। Purple প্ল্যান অনুযায়ী মূল্য নির্ধারণ করে: Connect, Capture এবং Engage, যেখানে Engage CRM এবং ইমেইল সক্ষমতা যোগ করে। কেবল মূল সাবস্ক্রিপশনের খরচের দিকে না তাকিয়ে, কর্মীদের সময় এবং অধিগ্রহণ খরচ সহ প্রতি মাসে প্রতিটি নতুন বিপণনযোগ্য পরিচিতির জন্য খরচ তুলনা করুন।

আমি Purple বেছে নিলে কি আমার বর্তমান ইমেইল প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার বন্ধ করতে হবে?

না, আপনি এটি রাখতে পারেন। Purple CRM এবং মার্কেটিং প্ল্যাটফর্মগুলোর সাথে সমন্বিত হয়, তাই WiFi-ক্যাপচার করা পরিচিতিগুলো আপনার ইতিমধ্যে চলা সিস্টেমগুলোর পাশাপাশি থাকতে পারে। কিছু হোটেল গ্রুপ বুকিং নির্ভর প্রচারণার জন্য তাদের বিদ্যমান ইমেইল প্ল্যাটফর্ম রাখে এবং অন-সাইট ক্যাপচার ও ভিজিট নির্ভর বার্তার জন্য Purple Engage ব্যবহার করে। প্রতিটি প্রচারণার ধরণ কোন সিস্টেম পরিচালনা করবে তা ঠিক করুন, যাতে অতিথিরা প্রতিলিপি ইমেইল না পান।

একটি গেস্ট CRM কি আমার হোটেলের প্রপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমকে প্রতিস্থাপন করে?

না, একটি গেস্ট CRM ভিন্ন কাজ করে। আপনার PMS রিজার্ভেশন, রুম এবং বিলিং পরিচালনা করে। Purple Engage-এর মতো একটি ভেন্যু CRM গেস্ট WiFi লগইন থেকে সম্মতিপ্রাপ্ত একটি মার্কেটিং তালিকা তৈরি করে এবং রুম, রেস্তোরাঁ, বার এবং স্পা জুড়ে ভিজিট রেকর্ড করে। PMS জানে কে রুম বুক করেছে। গেস্ট CRM সেইসব ডাইনার, স্পা ভিজিটর এবং ইভেন্টে অংশগ্রহণকারীদের কাছেও পৌঁছায় যারা কখনোই কোনো রুম বুক করেননি।

একটি গেস্ট CRM কত দ্রুত আমার তালিকায় পরিচিতি যোগ করবে?

আপনি লাইভ হওয়ার পরে প্রথম অপ্ট-ইন করা লগইনগুলির সাথেই পরিচিতিগুলি আসা শুরু হয়। এই হার প্রতি মাসে কতজন গেস্ট এবং ভিজিটর কানেক্ট করছেন এবং তাদের মধ্যে কতজন অপ্ট ইন করা বেছে নিচ্ছেন তার ওপর নির্ভর করে। আপনার প্রথম ৯০ দিনে উভয়ই পরিমাপ করুন। Purple ২০২৪ সালে ৮০,০০০+ লাইভ ভেন্যু জুড়ে ৪৪০ মিলিয়ন লগইন রেকর্ড করেছে, তাই একটি ব্যস্ত হোটেলের লগইন ভলিউম সাধারণত প্রথম দিন থেকেই স্থির থাকে।