Entregabilidad de correo electrónico para espacios: lista de comprobación de cumplimiento

La entregabilidad del correo electrónico para recintos y establecimientos depende de tres factores. Necesita un consentimiento que pueda demostrar según el GDPR y un dominio de envío autenticado con SPF, DKIM y DMARC. También necesita una tasa de quejas por spam inferior a la directriz del 0,10 % de Google. Cree la lista a partir de las autorizaciones en el inicio de sesión del WiFi de invitados, respete las bajas en un plazo de dos días y suprima a los invitados inactivos.

¿Qué hace una lista de comprobación de entregabilidad de correo electrónico por su recinto?

Cada correo electrónico que acaba en spam es una visita recurrente por la que ha pagado y que nunca ha obtenido. La entregabilidad es la proporción de sus envíos que llegan a la bandeja de entrada, no solo al servidor receptor. Un mensaje puede ser "entregado" y, aun así, permanecer sin leer en la carpeta de correo no deseado.

Para un recinto, el resultado es comercial. La ubicación en la bandeja de entrada impulsa las aperturas. Las aperturas impulsan las reservas y las visitas recurrentes, y las visitas recurrentes impulsan el valor del tiempo de vida del cliente. Los ingresos por envío caen en el momento en que Gmail u Outlook deciden que su dominio parece arriesgado.

Los proveedores de buzones de correo ahora aplican esto estrictamente. Desde febrero de 2024, Google y Yahoo han exigido a los remitentes masivos que autentiquen su correo, ofrezcan la baja en un solo clic y mantengan bajas las quejas. Microsoft introdujo normas similares para Outlook.com en mayo de 2025. Un grupo de recintos que envíe una promoción de fin de semana puede superar el umbral masivo de Google de 5000 mensajes al día a direcciones de Gmail en un solo envío.

La lista de comprobación cubre dos tareas. El cumplimiento le mantiene dentro de la legalidad según el GDPR y, en el Reino Unido, según las Privacy and Electronic Communications Regulations (PECR). La entregabilidad le mantiene en la bandeja de entrada. Ambas coinciden más de lo que la mayoría de los profesionales del marketing esperan. Los invitados que nunca aceptaron recibir noticias suyas son los más propensos a pulsar "marcar como spam".

La mayoría de los servicios de entregabilidad de correo electrónico se centran en el lado del envío: autenticación, reputación de IP y supervisión de la bandeja de entrada. Pocos abordan el punto que decide la mayoría de los resultados, que es cómo llegó cada dirección a su lista. Ahí es donde el WiFi de invitados cambia el panorama.

¿Qué necesita antes de enviar su primera campaña para su recinto?

Autentique su dominio de envío

Tres registros DNS demuestran que su correo procede realmente de usted. Su equipo de TI o proveedor de dominios los añade, y su plataforma de envío proporciona los valores.

• SPF (Sender Policy Framework) enumera los servidores autorizados a enviar correo para su dominio.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) añade una firma criptográfica, para que los proveedores puedan comprobar que nadie ha alterado el mensaje en tránsito.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) indica a los proveedores qué hacer cuando SPF o DKIM fallan. También le envía informes sobre quién está enviando correos utilizando su dominio.

Comience DMARC con una directiva de "none", el mínimo que aceptan Google, Yahoo y Microsoft. Lea los informes durante unas semanas. Pase a "quarantine" una vez que todos los remitentes legítimos, incluidos su motor de reservas y su sistema de punto de venta, superen la autenticación.

Envíe comunicaciones de marketing desde su propio dominio, como noticias@suestablecimiento.es. Una dirección de correo gratuita no supera la alineación DMARC porque usted no controla los registros de ese dominio.

Lo que exigen ahora los proveedores de correo electrónico

Requisito	Google (Gmail)	Yahoo	Microsoft (Outlook.com)
A quién se aplica	Remitentes de más de 5000 mensajes al día a cuentas personales de Gmail	Remitentes masivos (sin volumen fijo publicado)	Remitentes de más de 5000 mensajes al día a Outlook.com, Hotmail.com y Live.com
Autenticación	SPF y DKIM	SPF y DKIM	SPF y DKIM
Mínimo DMARC	Política de "none", alineada con SPF o DKIM	Política de "none"	Política de "none", alineada con SPF o DKIM
Cancelación de suscripción	En un solo clic (RFC 8058) más enlace visible, procesada en 2 días	En un solo clic, procesada en 2 días	Enlace funcional para cancelar la suscripción
Límite de porcentaje de spam	Inferior al 0,10 %, sin llegar nunca al 0,30 %	Inferior al 0,30 %	No publicado
En vigor desde	Febrero de 2024	Febrero de 2024	Mayo de 2025

Google también considera permanentemente como remitente masivo a cualquiera que alcance los 5000 mensajes en un solo día. Un solo envío masivo es suficiente. Adapte sus sistemas al estándar masivo desde el primer día.

Redacte correctamente el texto de consentimiento y el aviso de privacidad

El Artículo 4(11) del GDPR define el consentimiento como "libre, específico, informado e inequívoco". El Artículo 7(1) le otorga la carga de la prueba a usted, el remitente. El Considerando 32 descarta las casillas premarcadas, el silencio y la inactividad. El Artículo 7(3) establece que retirar el consentimiento debe ser tan fácil como otorgarlo.

Antes de recopilar una sola dirección, asegúrese de contar con estos cuatro elementos:

• Una declaración de consentimiento en la que se nombre a su establecimiento o grupo, los canales (correo electrónico, SMS) y el tipo de contenido que enviará.
• Un aviso de privacidad enlazado desde la página de inicio de sesión WiFi, que cubra las finalidades, la conservación de datos y los derechos de los usuarios.
• Una dirección postal física en el pie de página de cada correo electrónico si envía mensajes a destinatarios en EE. UU., tal como exige la ley CAN-SPAM Act.
• Un responsable asignado para gestionar las cancelaciones de suscripción y las solicitudes de los interesados, con un plazo de respuesta que su equipo pueda cumplir.

¿Cómo configurar una captura de correo electrónico conforme a la normativa con los datos de su WiFi de invitados?

Aquí es donde la lista se crea sola. Los invitados inician sesión en su WiFi de invitados con una dirección de correo electrónico o número de teléfono. La casilla para aceptar recibir comunicaciones de marketing se encuentra en la misma pantalla como una elección independiente y consciente. Purple Engage recopila datos verificados de correo electrónico y teléfono de los invitados en el momento del inicio de sesión y automatiza campañas a partir de ellos.

La escala ya está ahí. En más de 80 000 establecimientos activos, Purple registró 440 millones de inicios de sesión en 2024 (datos de Purple). Cada uno de esos inicios de sesión es una oportunidad para que el invitado elija recibir noticias suyas.

Mailchimp, Klaviyo y HubSpot envían campañas a la lista que usted les aporta. No crean esa lista a partir de los invitados que ya se encuentran en su establecimiento.

Separe el acceso al WiFi del consentimiento de marketing

El artículo 7(4) del GDPR establece que es poco probable que el consentimiento se otorgue libremente cuando un servicio depende de un consentimiento que no necesita. En la práctica, el WiFi debe funcionar independientemente de si el invitado acepta o no el marketing.

Configure la página de inicio de sesión de la siguiente manera:

• Deje la casilla de marketing desmarcada por defecto.
• Ofrezca el correo electrónico y el SMS como opciones independientes si envía ambos.
• Indique las marcas cubiertas si comparte datos dentro de un grupo, para que el consentimiento siga siendo específico.
• Mantenga la redacción lo suficientemente corta como para leerla en un teléfono en cinco segundos.

En el Reino Unido, no confíe en el soft opt-in. La regulación 22(3) de PECR solo lo permite cuando recopiló los datos "en el curso de la venta o negociaciones para la venta" de un producto o servicio. Un acceso WiFi gratuito no es una venta, por lo que debe solicitar el consentimiento.

Elija fuentes de listas que protejan su reputación

Fuente de la lista	Evidencia de consentimiento	Precisión de la dirección	Riesgo de entregabilidad	A quién se adapta
Opt-in en el inicio de sesión del WiFi de invitados	Opt-in digital capturado al iniciar sesión, guardado en el perfil del invitado	Verificada al iniciar sesión	Bajo	Cualquier establecimiento con WiFi de invitados y tráfico constante
Tarjeta de registro en papel	Registro en papel, a menudo perdido o nunca archivado	Errores de escritura a mano y direcciones mal mecanografiadas	Medio	Centros únicos sin captura digital
Petición de correo en caja o recibo	Depende de que el personal haga la pregunta correctamente	Escrito por el personal a gran velocidad	Medio	Retail y QSR con alto volumen de transacciones
Lista comprada o alquilada	Ninguna que pueda probar para su propia marca	Desconocida, puede contener trampas de spam	Alto	Ningún establecimiento: no supera la prueba de consentimiento del GDPR para su marketing

Conecte la captura con su plataforma de envío

Si realiza envíos a través de Purple Engage, las campañas se activan directamente a partir de los datos de inicio de sesión. Si mantiene otra plataforma, Purple se integra con plataformas de CRM y marketing, por lo que los registros con consentimiento fluyen hacia las herramientas que ya utiliza. Transmita el estado del consentimiento con cada registro. Nunca sincronice a los invitados que lo hayan rechazado.

La documentación de soporte de Purple cubre los pasos de configuración para su página de inicio de sesión e integraciones.

¿Qué debe enviar y cuándo para proteger su reputación de remitente?

Envíe la bienvenida mientras la visita esté reciente

Un invitado que inició sesión hoy reconoce su nombre hoy. En tres semanas puede que no, y un remitente no reconocido es el que se reporta. Active un correo electrónico de bienvenida automáticamente después de la visita. Confirme a qué se ha registrado el invitado e incluya el enlace de desuscripción a la vista.

Aumente el volumen de forma gradual, no mediante picos

Los proveedores juzgan los aumentos repentinos de volumen como una señal de riesgo. Si se está trasladando a un nuevo dominio o plataforma, comience con sus invitados activos más recientes. Aumente el volumen semana a semana a medida que su tasa de spam se mantenga estable.

Segmente por comportamiento de visita

Los inicios de sesión en el WiFi le dicen quién lo visitó, dónde y hace cuánto tiempo. Utilice esa información, no una lista única para todos.

• Visitantes recientes por primera vez: una bienvenida y un motivo para volver.
• Asiduos: reconocimiento y acceso anticipado, la base para crear un programa de fidelización para restaurantes mediante correo electrónico y WiFi.
• Clientes inactivosa: un único mensaje de recuperación y, a continuación, la exclusión si no responden.
• Públicos específicos por centro: eventos locales dirigidos únicamente a los clientes que visitaron esa ubicación.

Establezca una regla de caducidad

Deje de enviar correos electrónicos a los clientes que no hayan abierto, hecho clic o realizado una visita durante un período determinado, como 180 días. Las aperturas por sí solas no son fiables. La protección de la privacidad del correo de Apple precarga el contenido de los mensajes, lo que puede registrar una apertura que el cliente nunca realizó. Un nuevo inicio de sesión en la red WiFi es una señal más sólida, y la mayoría de las plataformas de envío no pueden detectarla.

Caso práctico: un grupo de tres hoteles reconstruye su lista

Las siguientes cifras son hipótesis de planificación ilustrativas, no un resultado real registrado.

Situación. Un grupo de tres hoteles de 200 habitaciones envía correos electrónicos a 24 000 contactos. La lista combina exportaciones del motor de reservas, antiguas tarjetas en papel y una lista comprada hace cinco años. Después de que una promoción de verano superara el umbral de envíos masivos de Google, Gmail comenzó a desviar sus correos a la carpeta de correo no deseado.

Lo que hizo el grupo. Excluyó a todos los contactos que no contaban con un registro de consentimiento, lo que dejó la lista en 8500. Autenticó su dominio con SPF, DKIM y DMARC e incluyó la opción de darse de baja con un solo clic. A continuación, trasladó la captación de nuevos datos a una casilla de verificación no marcada en el inicio de sesión WiFi, acompañada de un correo electrónico de bienvenida tras cada estancia.

Resultado medible. Supongamos 4000 inicios de sesión de clientes al mes en todo el grupo y una tasa de aceptación del 35 %. Esto añade 1400 contactos con consentimiento al mes, o 16 800 al año. En 12 meses, la lista alcanza los 25 300 contactos, una cifra superior a la inicial, y todos los registros cuentan con consentimiento. El grupo mide el éxito manteniendo la tasa de spam en Postmaster Tools por debajo del 0,10 %.

¿Cómo saber si su entregabilidad de correo electrónico funciona correctamente?

Mida la entregabilidad y los resultados comerciales de forma conjunta. Analizar un indicador sin el otro oculta los problemas.

Señales de entregabilidad

• Tasa de spam: Google Postmaster Tools la mide para Gmail. Manténgala por debajo del 0,10 %.
• Tasa de cumplimiento de DMARC: todas las fuentes legítimas deben superarla. Los informes de DMARC muestran los fallos.
• Rebotes permanentes (hard bounces): cercanos a cero para las direcciones verificadas durante el inicio de sesión. Un aumento indica una lista importada o con errores de tipografía.
• Reputación en Microsoft: el servicio Smart Network Data Services (SNDS) de Microsoft muestra cómo interpreta Outlook.com sus IP de envío, si realiza los envíos desde direcciones dedicadas.
• Tasa de cancelación de suscripción por envío: un salto repentino significa que el contenido o la frecuencia no han sido los adecuados.

Señales comerciales

• Tasa de aceptación en el inicio de sesión: el porcentaje de clientes de la red WiFi que eligen recibir comunicaciones comerciales. Muestra la eficacia de la redacción de sus textos de consentimiento.
• Ingresos por envío: reservas o canjes divididos por el número de mensajes enviados.
• Tasa de visitas recurrentes: inicios de sesión de retorno de clientes que recibieron correos electrónicos en comparación con los clientes que no recibieron la campaña.
• Valor del tiempo de vida del cliente (Lifetime value): gasto y visitas por cliente a lo largo de 12 meses.

Caso práctico: un grupo de 12 pubs soluciona sus envíos de los viernes

Las siguientes cifras son hipótesis de planificación ilustrativas, no un resultado real registrado.

Situación. Un grupo de pubs con 12 locales tiene 30 000 clientes que han dado su consentimiento. Todos los viernes envía un correo electrónico a todos ellos sobre cada evento en cada local. Las cancelaciones de suscripción aumentan cada semana. Con ese volumen, 30 denuncias por spam en un solo envío ya sitúan al grupo en la línea del 0,10 % de Google.

Lo que hizo el grupo. Envió cada evento solo a los clientes que se habían conectado al WiFi de ese local en los últimos 90 días. Aplicó una regla de inactivación de 180 días y limitó a cada cliente a un correo de eventos por semana. Combinó el correo electrónico con SMS para las noches más importantes, siguiendo la lista de comprobación de campañas de SMS y correo electrónico para eventos en pubs.

Resultado medible. Asumiendo que cada local tiene 2500 visitantes recientes, el volumen semanal se reduce de 360 000 mensajes (12 eventos enviados a 30 000) a 30 000 (12 eventos enviados a 2500). Esto supone una reducción del 92 %, y todos los clientes siguen recibiendo información sobre el evento de su local. El grupo ahora informa de las reservas por cada 1000 envíos por local, de modo que puede ver qué eventos realmente merecen la pena.

¿Qué falla en la entregabilidad del correo electrónico de un establecimiento y cómo evitarlo?

• Importar una lista antigua. Las direcciones recopiladas hace años, sin un consentimiento registrado, generan rebotes y quejas. Conserve solo los contactos cuyo consentimiento pueda probar.
• Comprar una lista. Una lista comprada no incluye el consentimiento para su marca y puede contener trampas de spam. No realice envíos a ella.
• Casillas preseleccionadas o agrupadas. El Recital 32 excluye el consentimiento preseleccionado. Vincular el marketing al acceso WiFi vulnera el Artículo 7(4). Mantenga la casilla desmarcada y opcional.
• Falta de cancelación de suscripción en un solo clic. Gmail y Yahoo exigen la cabecera RFC 8058 para el correo de marketing masivo. Confirme que su plataforma de envío la añade a cada campaña.
• Bajas lentas. Google y Yahoo esperan que las bajas se procesen en un plazo de dos días. La ley CAN-SPAM permite hasta 10 días hábiles, pero es mejor cumplir con el estándar más estricto.
• Lanzar un nuevo dominio a pleno volumen. Aumente el volumen de forma gradual, empezando por los clientes activos más recientes.
• Compartir el consentimiento entre marcas sin avisar. Si su grupo gestiona varias marcas, indíquelas en el momento de solicitar el consentimiento.
• Olvidar el SMS. La normativa PECR cubre los mensajes de texto así como el correo electrónico. Aplique las mismas reglas de consentimiento y baja a ambos.
• Confiar en las aperturas como prueba de interés. Utilice los clics, las reservas y los nuevos inicios de sesión en el WiFi como señales reales de interacción.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los servicios de entregabilidad de correo electrónico y los necesita un establecimiento?

Sí, cualquier establecimiento que envíe un gran volumen de correos de marketing los necesita. Los servicios de entregabilidad de correo electrónico abarcan la autenticación del dominio, la reputación de envío, la gestión de rebotes y bajas, y la supervisión de la bandeja de entrada. Determinan si sus campañas llegan a la bandeja de entrada o a la carpeta de spam. Para los establecimientos, el factor más importante es la calidad de la lista. Una lista creada a partir de suscripciones con consentimiento en el inicio de sesión del WiFi de clientes ofrece a cualquier servicio de entregabilidad mucho menos que corregir que una lista creada a partir de importaciones antiguas.

¿Es una suscripción en el inicio de sesión del WiFi de clientes un consentimiento válido según el GDPR?

Sí, siempre que cumpla con el estándar del GDPR. El consentimiento debe otorgarse libremente y ser específico, informado e inequívoco según el artículo 4(11). La casilla de marketing debe estar desmarcada por defecto, tal como exige el recitador 32. El WiFi también debe funcionar tanto si el invitado da su consentimiento como si no, de acuerdo con el artículo 7(4). Indique las marcas y canales cubiertos, enlace su aviso de privacidad y facilite la retirada tanto como el registro.

¿Necesito SPF, DKIM y DMARC si solo envío unos cientos de correos electrónicos a la semana?

Sí, debería configurar los tres. Google exige que todos los remitentes se autentiquen con SPF o DKIM. Los remitentes que superen los 5000 mensajes al día deben utilizar SPF, DKIM y DMARC de forma conjunta. Google considera a un remitente como masivo de forma permanente una vez que cruza esa línea, y una sola promoción concurrida puede conseguirlo. Configurar los tres ahora cuesta poco y protege su reputación antes de que crezca.

¿Qué debo hacer con mi lista de correo electrónico existente cuando cambie de plataforma?

Conserve solo los contactos cuyo consentimiento pueda demostrar y deje el resto atrás. Las importaciones antiguas, las tarjetas de papel sin registro y las listas compradas generan rebotes y quejas de spam en un nuevo dominio de envío. Comience sus primeros envíos con los visitantes activos más recientes y luego aumente el volumen semana a semana. Sustituya los contactos perdidos por altas recientes con consentimiento capturadas en el inicio de sesión del WiFi de invitados.

¿Funciona Purple con el hardware WiFi que ya tenemos?

Sí, Purple es independiente del hardware y se ejecuta como una capa en la nube sobre su red existente. Funciona con Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme y Fortinet. Mantendrá sus puntos de acceso y añadirá Purple por encima, sin necesidad de sustituir equipos. Su página de inicio de sesión del WiFi de invitados se convierte así en el lugar donde se capturan los datos con consentimiento de los visitantes.

¿En qué se diferencia Purple Engage de Mailchimp, Klaviyo o HubSpot?

Purple Engage crea la lista, no solo la campaña. Mailchimp, Klaviyo y HubSpot realizan envíos a los contactos que usted les proporciona. Purple Engage captura datos verificados de correo electrónico y teléfono de los visitantes durante el inicio de sesión en el WiFi, con una opción de suscripción consciente, y automatiza las campañas a partir de ellos. Dado que Purple detecta los inicios de sesión recurrentes, puede segmentar por visitas reales y medir las visitas repetidas, no solo las aperturas y los clics.

¿Puedo confiar en la suscripción implícita (soft opt-in) en lugar de solicitar el consentimiento?

No, no para los registros de WiFi en el Reino Unido. El reglamento 22(3) de PECR permite la suscripción implícita únicamente cuando recopiló los datos de contacto durante una venta o las negociaciones para una venta. Un inicio de sesión gratuito en el WiFi no es una venta, por lo que debe solicitar a los visitantes un consentimiento explícito. Una indicación en la caja o en el recibo durante una compra puede ser válida, pero debe ofrecer una opción clara de exclusión en el momento de la recogida y en cada mensaje.

¿Cómo protege Purple los datos de los invitados que recopilamos?

Purple cuenta con la certificación ISO 27001 y cumple con el GDPR y la CCPA. También posee la certificación Cyber Essentials y es una empresa con certificación B Corp. Los datos de los invitados recopilados al iniciar sesión son datos de primera parte, recogidos con consentimiento, para el marketing propio de su establecimiento. Purple opera desde 2012 y se ejecuta en más de 80.000 establecimientos en activo. Usted sigue siendo responsable del texto de consentimiento, del aviso de privacidad y de la respuesta a las solicitudes de los interesados.