হোটেল ইমেল মার্কেটিংয়ের মাধ্যমে সরাসরি বুকিং বৃদ্ধি করা

আপনার ভেন্যুর জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

অনলাইন ট্রাভেল এজেন্সিগুলো (OTAs) তাদের মাধ্যমে হওয়া প্রতিটি বুকিংয়ের জন্য আপনার আয়ের ১৫% থেকে ২৫% কেটে নেয়। একটি £১৫০ মূল্যের রুমের ক্ষেত্রে, অতিথি আসার আগেই প্রায় £৩৭.৫০ পর্যন্ত লোকসান হয়। আরও খারাপ বিষয় হলো, OTA-এর সাথেই গ্রাহকের সম্পর্ক তৈরি হয়। তারা অতিথির ডেটা নিজেদের কাছে রাখে, যোগাযোগ নিয়ন্ত্রণ করে এবং সেই অতিথির পরবর্তী ট্রিপের জন্য তাদের কাছে পুনরায় মার্কেটিং করে। আপনি আতিথেয়তা প্রদান করেন; আর OTA গ্রাহককে নিজের করে নেয়।

OTA commission কমানোর একমাত্র টেকসই উপায় হলো সরাসরি বুকিং বৃদ্ধি করা। এটি করার জন্য, আপনার পূর্ববর্তী অতিথিদের একটি নিজস্ব, ফার্স্ট-পার্টি তালিকা প্রয়োজন যারা আপনার কাছ থেকে আপডেট পেতে সম্মতি দিয়েছেন।

অধিকাংশ হোটেল এই তালিকা তৈরি করতে হিমশিম খায়। ফ্রন্ট ডেস্কে তথ্য সংগ্রহ করা ধীরগতির এবং এতে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। থাকার পরবর্তী সমীক্ষাগুলো খুব কম সংখ্যক অতিথির তথ্য সংগ্রহ করতে পারে। কিন্তু আপনার ভবনে ইতিমধ্যেই সবচেয়ে কার্যকর ডেটা সংগ্রহের টুলটি ইনস্টল করা আছে: আপনার Guest WiFi নেটওয়ার্ক। Purple Engage WiFi লগইন প্রক্রিয়াটিকে একটি ধারাবাহিক তালিকা তৈরির ইঞ্জিনে রূপান্তর করে, যা আপনার এখানে থাকা প্রায় প্রতিটি অতিথির কাছ থেকে যাচাইকৃত ইমেল ঠিকানা এবং GDPR-সম্মত সম্মতি সংগ্রহ করে।

কার্যপদ্ধতি

যখন কোনো অতিথি OTA-এর মাধ্যমে বুকিং করেন, তখন আপনি একটি মাস্কড (ছদ্মবেশী) ইমেল ঠিকানা পান যা তাদের থাকার মেয়াদ শেষ হওয়ার পরপরই নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়। আপনি এটি মার্কেটিংয়ের জন্য ব্যবহার করতে পারবেন না। সরাসরি সম্পর্ক গড়ে তুলতে হলে, তারা যখন আপনার প্রোপার্টিতে অবস্থান করছেন তখনই তাদের আসল ইমেল ঠিকানা সংগ্রহ করতে হবে।

Captive Portal - অতিথিরা যখন আপনার WiFi-এর সাথে সংযুক্ত হন তখন যে লগইন স্ক্রিনটি দেখতে পান - তা হলো তথ্য সংগ্রহের জন্য উপযুক্ত মাধ্যম। অনলাইনে যাওয়ার জন্য অতিথিরা একটি ইমেল ঠিকানা দেওয়ার আশা করেই থাকেন। এই প্রক্রিয়ার সাথে ডেটা সংগ্রহকে যুক্ত করে, আপনি এমন লোকেদের একটি পরিচ্ছন্ন, যাচাইকৃত তালিকা তৈরি করতে পারেন যারা আসলেই আপনার ভেন্যুতে এসেছেন।

Mailchimp বা Klaviyo-এর মতো সাধারণ ইমেল টুলগুলো ক্যাম্পেইন পাঠানোর জন্য তৈরি করা হয়েছে, কিন্তু এগুলো আপনাকে তালিকা তৈরি করতে সাহায্য করে না। আপনাকে ম্যানুয়ালি আপনার প্রোপার্টি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (PMS) থেকে ডেটা এক্সপোর্ট করতে হবে অথবা ফ্রন্ট ডেস্ক কর্মীদের ওপর নির্ভর করতে হবে। Purple Engage এই সমস্যার উভয় দিকেরই সমাধান করে। এটি Guest WiFi নেটওয়ার্কের মাধ্যমে ডেটা সংগ্রহ করে, একটি সমন্বিত অতিথি প্রোফাইল তৈরি করে এবং সরাসরি বুকিং ক্যাম্পেইন পরিচালনার জন্য ইমেল মার্কেটিং ইঞ্জিন প্রদান করে।

আপনার গেস্ট WiFi-এর মাধ্যমে এটি কীভাবে করবেন

একটি WiFi সংযোগকে সরাসরি বুকিংয়ে রূপান্তর করার প্রক্রিয়াটি চারটি নির্দিষ্ট ধাপের ওপর নির্ভর করে।

প্রথমত, অতিথি আপনার নেটওয়ার্ক নির্বাচন করেন। দ্বিতীয়ত, তারা Captive Portal-এ পৌঁছান। এখানে, তারা তাদের ইমেল ঠিকানা বা Google Workspace-এর মতো সোশ্যাল লগইন ব্যবহার করে প্রমাণীকরণ করেন। তৃতীয়ত, তারা সম্মতি বিবৃতির সম্মুখীন হন। এখানেই আপনি তাদের কাছে মার্কেটিং করার আইনি অধিকার নিশ্চিত করেন। UK PECR এবং সফট অপ্ট-ইন: ভেন্যুগুলোর জন্য ইমেল মার্কেটিংয়ের নিয়মাবলী অনুযায়ী, মার্কেটিং যোগাযোগের জন্য আপনাকে একটি স্পষ্ট, আনটিকড (টিক চিহ্ন ছাড়া) অপ্ট-ইন বক্স প্রদান করতে হবে।

একবার তারা অপ্ট-ইন করলে, Purple Engage একটি ফার্স্ট-পার্টি অতিথি প্রোফাইল তৈরি করে। এই প্রোফাইলটি তাদের পরিদর্শনের ইতিহাস, অবস্থানের সময় (dwell time) এবং ডিভাইসের ধরন রেকর্ড করে। প্রতিবার যখন তারা ফিরে আসেন এবং সংযুক্ত হন, প্রোফাইলটি আপডেট হয়। আপনার কাছে এখন সরাসরি বুকিং ক্যাম্পেইনের জন্য প্রস্তুত একটি যাচাইকৃত, সম্মতিপ্রাপ্ত যোগাযোগের রেকর্ড রয়েছে।

কী পাঠাবেন এবং কখন পাঠাবেন

তালিকা তৈরি করা হলো প্রথম ধাপ। রাজস্ব জেনারেট করার জন্য লক্ষ্যযুক্ত এবং সময়োপযোগী ইমেল ক্যাম্পেইন প্রয়োজন।

থাকার পরবর্তী ক্যাম্পেইন

এটি আপনার সবচেয়ে বেশি রূপান্তরকারী ইমেল। চেকআউটের ২৪ থেকে ৪৮ ঘণ্টার মধ্যে এটি পাঠান। অতিথিকে তাদের থাকার জন্য ধন্যবাদ জানান এবং পরের বার সরাসরি বুক করার জন্য একটি নির্দিষ্ট প্রণোদনা অফার করুন। ১০% ডিসকাউন্ট, প্রশংসামূলক প্রাতঃরাশ বা রুম আপগ্রেড ভালো কাজ করে। অতিথির অভিজ্ঞতা তখনো নতুন থাকে, যা পুনরায় বুকিং নিশ্চিত করার জন্য এটিকে উপযুক্ত সময় করে তোলে।

পুনরায় যুক্ত করার ক্যাম্পেইন

তিন থেকে ছয় মাস আগে অবস্থান করা অতিথিদের লক্ষ্য করুন। তাদের পূর্ববর্তী থাকার ওপর ভিত্তি করে এই দর্শকদের বিভক্ত করুন। ব্যবসার উদ্দেশ্যে মঙ্গলবারে আসা একজন অতিথির জন্য যে বার্তা প্রয়োজন, সপ্তাহান্তে ছুটির দিনে থাকা একটি পরিবারের জন্য বার্তা তার চেয়ে আলাদা হওয়া উচিত। তাদের প্রোফাইলের সাথে সামঞ্জস্য রেখে সরাসরি বুকিংয়ের অফারটি তৈরি করুন।

মৌসুমী এবং ইভেন্ট ক্যাম্পেইন

গুরুত্বপূর্ণ তারিখগুলোর চার থেকে ছয় সপ্তাহ আগে আপনার সম্পূর্ণ অপ্ট-ইন করা তালিকায় এগুলো পাঠান। বড়দিন, স্কুলের ছুটি এবং প্রধান স্থানীয় ইভেন্টগুলো অনুমানযোগ্য চাহিদা তৈরি করে। সরাসরি বুকিংয়ের প্রণোদনা সহ আগেভাগে যোগাযোগ করার মাধ্যমে, অতিথি OTAs-এ অনুসন্ধান শুরু করার আগেই আপনি বুকিং নিশ্চিত করতে পারেন।

কোনটি কার্যকর তা পরিমাপ করা

ওপেন রেট এবং ক্লিক-থ্রু রেট এনগেজমেন্ট নির্দেশ করে, কিন্তু এগুলো সরাসরি রাজস্ব এনে দেয় না। আপনাকে ব্যবসায়িক ফলাফল পরিমাপ করতে হবে: প্রতি প্রেরণে অর্জিত রাজস্ব এবং OTA কমিশন হ্রাস।

আপনার ইমেল ক্যাম্পেইনের প্রতিটি লিঙ্কে UTM প্যারামিটার ব্যবহার করুন। এটি আপনাকে আপনার অ্যানালিটিক্স প্ল্যাটফর্মে ঠিক কোন ইমেলটি কোন বুকিংটি এনেছে তা ট্র্যাক করতে সাহায্য করবে। সরাসরি বুকিং প্রণোদনার খরচ (যেমন, ১০% ডিসকাউন্ট) এবং আপনার প্রদান করা ১৫-২৫% OTA কমিশনের তুলনা করুন। মার্জিনের এই ব্যবধানটিই হলো আপনার বিনিয়োগের রিটার্ন।

কোথা থেকে শুরু করবেন

১. আপনার বর্তমান Guest WiFi লগইন ফ্লো পর্যালোচনা করুন। এটি ইমেল ঠিকানা সংগ্রহ করে এবং একটি স্পষ্ট, GDPR-সম্মত মার্কেটিং অপ্ট-ইন অন্তর্ভুক্ত করে তা নিশ্চিত করুন। ২. আপনার বিদ্যমান অতিথিদের তালিকা অডিট করুন। আপনার প্রেরকের সুনাম রক্ষা করতে হার্ড বাউন্স এবং নিষ্ক্রিয় যোগাযোগগুলো সরিয়ে ফেলুন। ৩. চেকআউটের ৪৮ ঘণ্টা পর ট্রিগার হওয়া একটি সরাসরি বুকিং প্রণোদনা সহ একটি স্বয়ংক্রিয় পোস্ট-স্টে (থাকার পরবর্তী) ইমেল সেট আপ করুন। ৪. নিশ্চিত করুন যে সমস্ত ইমেল লিঙ্ক আপনার নিজস্ব বুকিং ইঞ্জিনের দিকে নির্দেশ করছে, কোনো তৃতীয় পক্ষের সাইটে নয়। ৫. OTA কমিশন হ্রাসের পরিমাণ পরিমাপ করতে এই সরাসরি লিঙ্কগুলো থেকে জেনারেট হওয়া রাজস্ব ট্র্যাক করুন।