Marketing de eventos para pubs: lista de comprobación de campañas de SMS y email

El marketing de eventos para pubs funciona mejor cuando cada mensaje llega a los clientes que ya visitan el local esa misma noche. Utilice los datos de visitas de la WiFi para invitados para segmentar a los asiduos a las noches de trivia, a la afición en días de partido y a los visitantes de temporada. Envíe un correo electrónico entre siete y 10 días antes, un recordatorio por SMS 24 horas antes y un breve aviso el mismo día. Envíe mensajes únicamente a los clientes que hayan dado su consentimiento conforme al GDPR.

¿Qué aporta el marketing de eventos para pubs por SMS y correo electrónico a su local?

Los eventos dan a los clientes un motivo para elegir su pub en una noche concreta. Un juego de preguntas convierte un martes flojo en una reserva fija. Un gran partido llena mesas que de otro modo estarían vacías. Un evento de temporada atrae de nuevo a clientes a los que no ve desde el verano.

El correo electrónico y el SMS cumplen funciones distintas. El correo electrónico transmite los detalles: la lista de partidos, la temática de la trivia, el menú de Navidad y el enlace de reserva. El SMS aporta el impulso final, un breve recordatorio que llega unas horas antes de abrir las puertas.

Mida tres resultados por encima de todo lo demás:

• Visitas repetidas. El porcentaje de clientes contactados que vuelven la noche del evento.
• Tasa de opt-in. El porcentaje de inicios de sesión en la WiFi para invitados que aceptan recibir marketing por correo electrónico o SMS.
• Ingresos por envío. El gasto de la noche del evento que se puede atribuir a una campaña, dividido por los mensajes enviados.

La lista es la clave de todo esto. Mailchimp, Klaviyo y HubSpot envían campañas a contactos que ya tiene. No capturan al cliente que está en su barra. Purple crea la lista a partir de los inicios de sesión de la WiFi para invitados, por lo que cada contacto se registra con su consentimiento y su historial de visitas. Podrá ver qué noches acude un cliente, con qué frecuencia y en qué establecimiento.

Ese historial de visitas hace posible la segmentación. Purple opera en más de 80 000 locales activos y registró 440 millones de inicios de sesión en 2024, según datos de la propia empresa. La Resumen del producto explica cómo Purple Engage transforma esos inicios de sesión en campañas.

¿Qué necesita antes de iniciar sus campañas de eventos?

Repase esta lista de comprobación antes del primer envío. Cada punto elimina una causa habitual por la que se estancan las campañas de eventos.

1. WiFi para invitados con página de inicio de sesión. Los clientes introducen una dirección de correo electrónico o número de teléfono móvil para conectarse. WiFi para invitados funciona en el hardware que ya posee, como Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme Networks y Fortinet.
2. Consentimientos independientes para correo electrónico y SMS. Utilice dos casillas desmarcadas, una por canal, para que los clientes elijan cada una de forma consciente.
3. Un calendario de eventos a 12 semanas. Incluya cada juego de preguntas, partido y fecha de temporada para cada local, con sus horas de inicio.
4. Derechos de emisión confirmados. Verifique que su suscripción comercial cubre cada partido que planea promocionar.
5. De cuatro a seis semanas de registros. Los segmentos necesitan historial de visitas para ser efectivos.
6. Un responsable asignado por local. Esta persona confirma las temáticas de las trivias, las horas de inicio de los partidos y la disponibilidad de mesas antes de cada envío.
7. Plantillas para cada tipo de mensaje. Necesita un correo electrónico de anuncio, un SMS de recordatorio, un SMS el mismo día y un correo electrónico de seguimiento.
8. Una regla de control (holdout). Mantenga un 10% de cada segmento sin enviar mensajes para poder medir el impacto real.

Consentimiento que se puede defender

El GDPR establece la norma para el consentimiento de marketing. El artículo 4(11) define el consentimiento válido como libre, específico, informado e inequívoco. El recito 32 descarta las casillas premarcadas y el silencio. El artículo 7 le exige demostrar el consentimiento y hacer que retirarlo sea tan fácil como darlo.

En el Reino Unido, las Regulaciones sobre Privacidad y Comunicaciones Electrónicas (PECR) también rigen los correos electrónicos y textos de marketing. La guía de la Oficina del Comisionado de Información (ICO) señala que, por lo general, se necesita el consentimiento para enviarlos a particulares. La excepción de "soft opt-in" cubre a las personas cuyos datos recopiló durante una venta o negociaciones de venta. Es poco probable que un inicio de sesión gratuito de WiFi supere esa prueba, por lo que se recomienda confiar en el consentimiento explícito.

Las suscripciones de elección consciente hacen el trabajo aquí. El invitado marca una casilla que especifica el canal y el tipo de mensaje. Ese registro queda vinculado al contacto, listo por si el invitado o el organismo regulador preguntan.

¿Cómo crear audiencias para eventos a partir de los datos del WiFi para invitados?

Los invitados con más probabilidades de acudir a un evento son los que ya acuden esa misma noche. Los inicios de sesión en el WiFi para invitados le muestran quiénes son. Cree segmentos basados primero en el comportamiento y luego perfecciónelos mediante exclusiones.

Empiece por los patrones de visita

Evento	A quién dirigirse	A quién excluir	Canal principal
Trivial semanal	Invitados que iniciaron sesión la noche del trivial dos o más veces en los últimos 90 días	Invitados que rechazaron los SMS; invitados sin visitas en 12 meses	Correo electrónico para fechas mensuales, SMS para recordatorios
Clientes habituales del trivial que han dejado de ir	Invitados con tres o más visitas en las noches del trivial, pero ninguna en los últimos 30 días	Invitados que ya han reservado para esta semana	SMS
Fútbol en directo	Invitados que asistieron durante transmisiones de partidos anteriores o en las tardes del fin de semana	Invitados cuyo centro habitual no emite el partido	Correo electrónico para la agenda de partidos, SMS antes del saque inicial
Partidos internacionales de rugby	Invitados que asistieron durante los últimos partidos internacionales de otoño o el Seis Naciones	Invitados que solo acuden los días laborables a la hora del almuerzo	Correo electrónico primero, SMS 48 horas antes
Fiestas de Navidad	Invitados que asistieron los viernes o sábados por la noche el pasado mes de noviembre o diciembre	Invitados que ya han reservado este año	Correo electrónico
Evento de un día (San Patricio, Halloween)	Todos los invitados del centro con consentimiento que hayan realizado una visita en los últimos seis meses	Invitados que se dieron de baja tras el último envío de temporada	Correo electrónico, luego SMS el mismo día

Excluya con el mismo cuidado con el que incluye

Cada mensaje enviado al invitado equivocado le cuesta dinero. En SMS supone el coste por mensaje y, a menudo, una baja. Excluya a los invitados que se hayan dado de baja de un canal, a los que ya hayan reservado y a aquellos cuyo centro habitual no celebre el evento. Para promociones centradas en bebidas alcohólicas, excluya a los menores de 18 años si su página de inicio de sesión recopila la fecha de nacimiento.

De dónde procede su lista para eventos

Origen de la lista	A quién captura	Registro de consentimiento	Historial de visitas adjunto	Esfuerzo para hacerla crecer
Inicios de sesión en WiFi para invitados (Purple)	Todos los invitados que inician sesión para conectarse, incluidos los que entran sin reserva	Capturado al iniciar sesión, por canal	Sí: día, frecuencia y establecimiento	Crece con cada visita, sin esfuerzo del personal
Sistema de reserva de mesas	Invitados que reservan con antelación, normalmente solo el titular de la reserva	Definido por la redacción del formulario de reserva	Solo reservas, sin visitas sin reserva	Crece con las reservas
Formularios de registro en papel o QR	Invitados que eligen rellenar uno	Papel guardado en archivo; QR capturado digitalmente	Ninguno	El personal debe promocionarlo en cada turno
Lista importada en Mailchimp, Klaviyo o HubSpot	Quienquiera que ya esté en la lista	Heredado del lugar donde se recopiló	Ninguno del establecimiento a menos que integre una fuente	Crece solo cuando se añaden contactos

Si ya utiliza una de esas plataformas, puede conservarla. Purple se integra con plataformas de CRM y marketing, por lo que los contactos capturados mediante WiFi pueden alimentar el sistema que utiliza hoy en día. Las compensaciones de costes de cada vía se exponen en Coste de la plataforma de datos de clientes para grupos de hostelería: crear, comprar o utilizar sus datos de WiFi.

¿Qué debería enviar para noches de trivial, deportes en directo y eventos de temporada, y cuándo?

El momento oportuno determina si un mensaje ayuda o se ignora. Envíe información detallada con antelación por correo electrónico y, a continuación, recordatorios breves por SMS a medida que se acerca el evento. Utilice la matriz que figura a continuación como punto de partida y ajústela tras el primer mes de resultados.

Evento	Primer mensaje	Recordatorio	Último aviso	Seguimiento
Noche de trivial semanal	Correo electrónico el día 1 de cada mes con todas las fechas y temáticas	SMS 24 horas antes solo para trivials temáticos o con premio	SMS a las 15:00 el día del trivial a los asiduos que hayan faltado las dos últimas semanas	Correo electrónico a la mañana siguiente con los resultados y la temática de la semana siguiente
Partido importante de fútbol o rugby	Correo electrónico de 7 a 10 días antes con el partido, la hora de inicio y el enlace de reserva	SMS 48 horas antes del inicio	SMS 3 horas antes del inicio, solo si quedan mesas libres	Correo electrónico al día siguiente con el próximo partido
Torneo (Seis Naciones, Eurocopa, Mundial)	Correo electrónico de 2 a 3 semanas antes del primer partido con el calendario completo	Correo electrónico cada lunes con la lista de los partidos de esa semana	SMS en la mañana de cada partido de la selección nacional	Correo electrónico tras la final con un agradecimiento y el próximo evento
Fiestas de Navidad	Correo electrónico en septiembre con los paquetes y las condiciones del depósito	Correo electrónico en octubre con las fechas restantes	SMS 7 días antes de la fecha límite de reserva	Correo electrónico en enero con una oferta de temporada baja
Eventos de un día (San Patricio, Halloween)	Correo electrónico 14 días antes	SMS 48 horas antes	SMS a las 11:00 del mismo día	Correo electrónico dos días después con fotos y el próximo evento

Noches de trivial

Los asiduos al trivial son de costumbres fijas. No necesitan un correo electrónico semanal; necesitan un motivo para traer a un equipo completo. Envíe un correo electrónico mensual con todas las fechas y temáticas, para que sirva también de calendario.

Reserve el SMS para noches temáticas, premios más grandes y clientes habituales ausentes. Un mensaje a las 15:00 llega a los clientes antes de que hagan sus planes para la noche. Añada una línea del tipo "trae a un nuevo jugador" para aumentar los equipos sin hacer descuentos. El correo electrónico con los resultados a la mañana siguiente permite a los ganadores presumir y da a los equipos perdedores una razón para volver a la revancha.

Deportes en directo

Los aficionados deciden por el partido, no solo por la lealtad al local. Empiece por el partido, la hora de inicio y si lo emitirá con sonido. Coloque el enlace de reserva en la parte superior visible.

Envíe el recordatorio por SMS 48 horas antes del comienzo, cuando los grupos aún están decidiendo dónde verlo. Envíe el último impulso tres horas antes solo si quedan mesas disponibles. Un mensaje de "bastante espacio" enviado a un pub lleno genera aficionados decepcionados en la puerta.

Eventos de temporada

Los organizadores de fiestas de Navidad comparan locales mucho antes de diciembre, así que empiece en septiembre. Incluya las condiciones del depósito y la capacidad en el primer correo electrónico; los organizadores necesitan ambos datos para obtener la aprobación.

Los eventos de un solo día requieren menos tiempo de antelación. La Noche de Burns es el 25 de enero, San Patricio el 17 de marzo y Halloween el 31 de octubre. Añada cada uno a su calendario ahora, con la fecha de envío del correo electrónico fijada 14 días antes.

Redacte SMS que se lean

• Ajústese a un segmento. Un SMS estándar admite 160 caracteres en el conjunto de caracteres GSM-7. Algunos caracteres especiales cambian el mensaje a UCS-2, lo que reduce un segmento a 70 caracteres.
• Empiece con el nombre del pub. Los clientes deben saber quién les envía el mensaje antes de leer la oferta.
• Una acción, un enlace. Reservar una mesa o reservar un equipo, nunca ambos.
• Incluya una opción de baja en cada mensaje. La directiva sobre privacidad y comunicaciones electrónicas exige una forma sencilla de darse de baja cada vez que realice acciones de marketing.
• Envíe entre las 10:00 y las 20:00. Un SMS a altas horas de la noche genera bajas, no reservas.

Un ejemplo práctico:

The Crown: Trivial de cine esta noche a las 20:00, premio de 50 €. Reserva un equipo: [enlace] Responde BAJA para cancelar la suscripción

¿Cómo se traduce esto en la práctica?

Los dos escenarios siguientes utilizan cifras ilustrativas para mostrar el método y los cálculos. No son resultados reales reportados por un local con nombre específico.

Escenario 1: impulsar un trivial a mitad de semana en un pub de barrio

Situación. Un pub de barrio organiza un trivial los martes que ha ido cayendo a unos 10 equipos. Cuenta con 2000 contactos con consentimiento procedentes del WiFi para invitados. De ellos, 300 iniciaron sesión dos o más martes en los últimos 90 días.

Qué se hizo. El pub reservó 30 clientes habituales como grupo de control y envió mensajes a los otros 270. Esos 270 recibieron el correo electrónico mensual, además de un SMS a las 15:00 en las dos noches temáticas. Se envió un SMS independiente de "te echamos de menos" a 60 clientes habituales ausentes. Se envió un correo electrónico con los resultados después de cada trivial.

Resultado. A lo largo del mes, el 20 % de los clientes habituales con mensaje iniciaron sesión la noche del trivial, frente al 10 % del grupo de control. Esa diferencia de 10 puntos equivale a 27 visitas adicionales la noche del trivial. Con un gasto ilustrativo de 20 € por persona, esto supone 540 € de ingresos incrementales. A través de 600 SMS y 270 correos electrónicos, los ingresos por envío son de aproximadamente 0,62 €.

Escenario 2: Seis Naciones en un grupo de pubs de 12 locales

Situación. Un grupo de 12 pubs transmite todos los partidos del Seis Naciones. El año pasado, algunos locales tuvieron que rechazar a aficionados mientras que otros estaban a media capacidad. El grupo disponía de datos de visitas a través del WiFi de la gira de otoño anterior.

Qué se hizo. El grupo creó un segmento para cada local con los clientes que los habían visitado durante la gira de otoño o los fines de semana por la tarde. Esto generó una lista de 6000 clientes, manteniendo a 600 como grupo de control (holdout). Se envió un correo electrónico con el calendario tres semanas antes del fin de semana de apertura y, posteriormente, un correo cada lunes de partido. Cada cliente recibió únicamente información de su local habitual. Se enviaron SMS la mañana de cada partido de la selección local. Los establecimientos con mesas libres enviaron un SMS adicional tres horas antes del saque inicial.

Resultado. De los 5400 clientes a los que se envió el mensaje, el 9 % (486) inició sesión en el WiFi de su local durante un partido. El grupo de control retornó en un 4 %, lo que predecía 216 visitas de la audiencia contactada sin necesidad de campaña. La diferencia fue de 270 visitas adicionales en días de partido. Los resultados a nivel de local también permitieron identificar qué pubs seguían rezagados, por lo que el grupo redistribuyó el presupuesto de SMS hacia ellos para el siguiente torneo.

¿Cómo saber si las campañas de eventos para tu pub están funcionando?

Mide la asistencia, no las aperturas. La función Mail Privacy Protection de Apple, introducida con iOS 15 en 2021, precarga el contenido remoto del correo electrónico. Esto puede registrar una apertura independientemente de si el cliente lee o no el mensaje. Por lo tanto, las tasas de apertura sobreestiman el interés; considera los clics y la asistencia como señales más fiables.

Métrica	Cómo medirla	Qué hacer si disminuye
Asistencia en la noche del evento	Inicios de sesión WiFi del segmento durante la franja del evento, en comparación con el grupo de control	Ajustar el segmento a clientes con visitas recientes esa misma noche
Tasa de opt-in	Opt-ins de marketing divididos por los inicios de sesión WiFi de clientes, semanalmente, por local	Reescribir el texto de opt-in para destacar el beneficio, como fechas de concursos o alertas de partidos
Ingresos por envío	Visitas adicionales multiplicadas por el gasto medio por persona de los informes de TPV, dividido entre los envíos	Eliminar el recordatorio final en eventos que ya agotan entradas
Bajas de SMS por envío	Solicitudes de baja divididas por mensajes enviados, por campaña	Reducir la frecuencia y revisar las horas de envío
Retorno de clientes inactivos	Porcentaje de clientes sin visitas en más de 30 días que vuelven en los 14 días posteriores a un envío	Probar un tipo de evento diferente para ese segmento

Hay un matiz importante. No todos los clientes se conectan al WiFi en cada visita, por lo que la asistencia registrada mediante WiFi ofrece un recuento a la baja. Por eso el grupo de control es fundamental: esta diferencia afecta a ambos grupos por igual, manteniendo la fiabilidad del margen entre ellos.

Revisa los resultados mensualmente, por local y por tipo de evento. Descarta los mensajes que no generen impacto. Si deseas automatizar las horas de envío o la selección de segmentos, AI for restaurant and venue marketing: an implementation checklist detalla dónde ayuda la automatización y dónde no.

¿Qué suele fallar en el marketing de eventos para pubs y cómo evitarlo?

Enviar mensajes a todo el mundo sobre cualquier tema

Enviar cada evento a todos los contactos hace que los clientes te ignoren. Asocia cada evento al segmento que ya suele acudir esa noche. Limita el envío de SMS a una frecuencia que tu tasa de bajas pueda tolerar y revisa esa tasa después de cada campaña.

Promocionar un partido que no puedes emitir

Emitir deportes en directo requiere una suscripción comercial, no una doméstica. Confirma que tu suscripción cubre el encuentro antes de promocionarlo. El fútbol en el Reino Unido también tiene un periodo de restricción de emisión: los partidos que comienzan entre las 14:45 y las 17:15 un sábado no se emiten en directo en el Reino Unido. Nunca los anuncies como directo.

Promociones que infringen las normas de licencias o publicidad

En Inglaterra y Gales, las condiciones obligatorias de licencias de la Licensing Act 2003 prohíben las promociones irresponsables. Entre los ejemplos se incluyen barras libres de bebidas a precio fijo y recompensas por beber rápido. Escocia tiene sus propias normas bajo la Licensing (Scotland) Act 2005. El Código CAP, sección 18, también prohíbe el marketing de alcohol dirigido a menores de 18 años. Promociona el evento, el ambiente y la comida, no el consumo excesivo de alcohol.

Enviar mensajes a contactos sin un consentimiento claro

Las hojas de cálculo antiguas y las listas compradas raras veces cuentan con un registro de consentimiento que cumpla con el GDPR. Si no puedes demostrar cuándo y cómo dio su conformidad un cliente, no le envíes mensajes. Vuelve a crear la lista a través de los inicios de sesión en la red WiFi de invitados, donde el consentimiento se captura por canal en el momento del acceso.

SMS enviados a destiempo

Un recordatorio que llega después del pitido inicial es una molestia. Un mensaje de texto a las 22:00 es una intromisión. Programa cada SMS en función de la hora de inicio del evento y mantén los envíos entre las 10:00 y las 20:00.

Envíos a todo el grupo que ignoran el local específico

Un cliente de una ciudad no quiere recibir una invitación para un concurso a 60 kilómetros de distancia. Segmenta por el local habitual y permite que el responsable de cada local confirme los detalles antes de realizar el envío.

Sin seguimiento posterior

La mayoría de los establecimientos se detienen tras el evento. El correo electrónico de seguimiento, con resultados, fotos y la fecha de la próxima cita, prepara la siguiente visita. Solo cuesta un envío y llega a los clientes con más probabilidades de volver.

Preguntas frecuentes

¿Funciona Purple con el equipo WiFi que ya tiene nuestro pub?

Sí, Purple es independiente del hardware y se ejecuta como una capa en la nube sobre los puntos de acceso que ya posees. Entre los fabricantes compatibles se encuentran Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme y Fortinet. No es necesario reemplazar la infraestructura. Purple se integra sobre tus equipos existentes, añade la página de inicio de sesión de invitados y comienza a crear tu lista de contactos con consentimiento desde el primer acceso.

¿Es conforme al GDPR recopilar el consentimiento de marketing a través de la red WiFi de invitados?

Sí, siempre que la página de inicio de sesión solicite el consentimiento de forma correcta. El artículo 4(11) del GDPR exige un consentimiento libre, específico, informado e inequívoco, mientras que el considerando 32 excluye las casillas preseleccionadas. Purple utiliza casillas de verificación conscientes, con un selector independiente para cada canal, y guarda el registro asociado a cada contacto. En el Reino Unido también se aplica PECR, por lo que cada correo electrónico y SMS de marketing debe ofrecer una forma sencilla de darse de baja.

¿En qué se diferencia Purple Engage de Mailchimp para el marketing de pub?

Purple crea la lista; Mailchimp envía a una lista que ya se tiene. Mailchimp funciona con contactos que importe o recopile en línea. Purple Engage comienza con los inicios de sesión de WiFi de invitados dentro de su pub, por lo que cada contacto llega con el consentimiento y el historial de visitas adjuntos: qué noches, con qué frecuencia y en qué establecimiento. Eso le permite dirigirse a los habituales del concurso de preguntas o a los aficionados de los días de partido, en lugar de enviar cada evento a todo el mundo.

¿Podemos seguir usando Mailchimp, Klaviyo o HubSpot junto con Purple?

Sí. Purple se integra con plataformas de CRM y marketing, por lo que los contactos captados a través del WiFi de invitados pueden alimentar el sistema que ya utiliza. Puede empezar de esa manera y pasar más tarde las campañas de los locales a Purple Engage, donde el historial de visitas se sitúa junto a cada contacto. Independientemente de la ruta que elija, conserve el registro de consentimiento con cada contacto y mantenga una lista maestra de exclusión en todos los sistemas.

¿Cómo se calcula el precio de Purple?

Purple ofrece presupuestos previa solicitud, en función del plan que elija: Connect, Capture o Engage. Solicite un presupuesto que cubra cada uno de los establecimientos que desee activar. Pregunte también cómo se cobran los envíos de SMS, ya que los mensajes de texto conllevan un coste por mensaje que el correo electrónico no tiene. Después, compare el total con lo que paga hoy por una plataforma de correo electrónico independiente más el tiempo del personal dedicado a hacer crecer su lista.

¿Cuánto tiempo se tarda en poder ejecutar campañas de eventos dirigidas?

Puede enviar un primer correo electrónico de evento tan pronto como comiencen a llegar los contactos que hayan dado su consentimiento. Deje pasar de cuatro a seis semanas de registros en el WiFi de invitados antes de confiar en segmentos basados en el comportamiento, como los habituales de los concursos de preguntas o los aficionados de los días de partido. Durante ese período, cree su calendario de eventos de 12 semanas, redacte sus plantillas y acuerde una regla de grupo de control, para que pueda medir el impacto desde la primera campaña dirigida.

¿Funciona esto en un grupo de pubs con múltiples establecimientos?

Sí. Purple funciona en más de 80 000 locales en activo y trabaja con operadores de pubs con múltiples establecimientos. Segmente cada campaña por el local habitual del invitado, para que los clientes reciban información sobre los eventos de su pub local en lugar de los de otra ciudad. Comparar la asistencia con un grupo de control en cada establecimiento muestra qué pubs responden, de modo que pueda desplazar el presupuesto de SMS a los locales con capacidad disponible.