Marketing de eventos para pubs: lista de cotejo para campañas de SMS y correo electrónico

El marketing de eventos para pubs funciona mejor cuando cada mensaje llega a los clientes que ya te visitan en esa noche específica. Utiliza los datos de visitas de WiFi para invitados para segmentar a los habituales de la noche de trivias, al público de los días de partido y a los visitantes de temporada. Envía un correo electrónico de siete a 10 días antes, un recordatorio por SMS 24 horas antes y un breve aviso el mismo día. Envía mensajes únicamente a los clientes que hayan otorgado su consentimiento conforme al GDPR.

¿Qué aporta a tu establecimiento el marketing de eventos para pubs por SMS y correo electrónico?

Los eventos dan a los clientes una razón para elegir tu pub en una noche determinada. Una trivia convierte un martes lento en una reserva fija. Un partido importante llena mesas que de otro modo estarían vacías. Un evento de temporada atrae de nuevo a clientes a los que no has visto desde el verano.

El correo electrónico y los SMS cumplen funciones distintas. El correo electrónico lleva la información detallada: el calendario de partidos, la temática de la trivia, el menú navideño y el enlace de reserva. El SMS lleva el aviso oportuno, un breve recordatorio que llega horas antes de abrir puertas.

Mide tres resultados antes que cualquier otra cosa:

• Visitas recurrentes. El porcentaje de clientes contactados que vuelven la noche del evento.
• Tasa de suscripción. El porcentaje de inicios de sesión en el WiFi para invitados que aceptan recibir marketing por correo electrónico o SMS.
• Ingresos por envío. El gasto de la noche del evento que puedes atribuir a una campaña, dividido entre el número de mensajes enviados.

La lista de contactos es la base de todo esto. Mailchimp, Klaviyo y HubSpot envían campañas a los contactos que ya tienes. No capturan al cliente que está de pie en tu barra. Purple crea la lista a partir de los inicios de sesión del WiFi para invitados, de modo que cada contacto llega con su consentimiento y su historial de visitas vinculado. Puedes ver qué noches te visita un cliente, con qué frecuencia y en qué sucursal.

Ese historial de visitas hace posible la segmentación. Purple opera en más de 80,000 establecimientos activos y registró 440 millones de inicios de sesión en 2024, según datos propios de Purple. La Descripción general del producto explica cómo Purple Engage transforma esos inicios de sesión en campañas.

¿Qué necesitas antes de iniciar tus campañas de eventos?

Revisa esta lista de verificación antes del primer envío. Cada punto elimina una causa común por la que las campañas de eventos se estancan.

1. WiFi para invitados con una página de inicio de sesión. Los clientes ingresan un correo electrónico o número de teléfono móvil para conectarse a internet. WiFi para invitados funciona en el hardware que ya posees, incluyendo Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme Networks y Fortinet.
2. Consentimientos independientes para correo electrónico y SMS. Utiliza dos casillas sin marcar, una por cada canal, para que los clientes elijan cada uno de forma deliberada.
3. Un calendario de eventos de 12 semanas. Enumera cada trivia, partido y fecha de temporada para cada sucursal, con sus horarios de inicio.
4. Derechos de transmisión confirmados. Verifica que tu suscripción comercial cubra cada partido que planeas promocionar.
5. De cuatro a seis semanas de registros. Los segmentos necesitan historial de visitas antes de que tengan valor real.
6. Un responsable asignado por sucursal. Esta persona confirma las temáticas de las trivias, los horarios de inicio y la disponibilidad de mesas antes de cada envío.
7. Plantillas para cada tipo de mensaje. Necesitas un correo electrónico de anuncio, un SMS de recordatorio, un SMS el mismo día y un correo electrónico de seguimiento.
8. Una regla de grupo de control. Mantén un 10% de cada segmento sin recibir mensajes, para que puedas medir el impacto real.

Consentimiento que puedes defender

El GDPR establece el estándar para el consentimiento de marketing. El Artículo 4(11) define el consentimiento válido como libre, específico, informado e inequívoco. El Recital 32 descarta las casillas premarcadas y el silencio. El Artículo 7 requiere que demuestres el consentimiento y que permitas que retirarlo sea tan fácil como otorgarlo.

En el Reino Unido, las Regulaciones de Privacidad y Comunicaciones Electrónicas (PECR) también rigen los correos electrónicos y SMS de marketing. La guía de la Oficina del Comisionado de Información (ICO) señala que generalmente necesitas consentimiento para enviarlos a individuos. La excepción de "soft opt-in" cubre a personas cuyos datos recopilaste durante una venta o negociaciones para una venta. Un inicio de sesión en WiFi gratuito es poco probable que cumpla con esa prueba, así que confía en el consentimiento explícito en su lugar.

Los registros de opción de aceptación por elección consciente hacen el trabajo aquí. El invitado marca una casilla que nombra el canal y el tipo de mensaje. Ese registro se guarda junto al contacto, listo si un invitado o el regulador lo solicitan.

¿Cómo construyes audiencias para eventos a partir de los datos de tu WiFi de invitados?

Los invitados con mayor probabilidad de asistir a un evento ya te visitan esa noche. Los inicios de sesión en el WiFi de invitados te muestran quiénes son. Construye segmentos basados primero en el comportamiento y luego refínalos con exclusiones.

Comienza con los patrones de visita

Evento	A quién dirigir el mensaje	A quién excluir	Canal principal
Trivia semanal	Invitados que iniciaron sesión la noche de trivia dos o más veces en los últimos 90 días	Invitados que desactivaron los SMS; invitados sin visitas en 12 meses	Correo electrónico para fechas mensuales, SMS para recordatorios
Clientes habituales de trivia inactivos	Invitados con tres o más visitas en noches de trivia, pero ninguna en los últimos 30 días	Invitados que ya reservaron para esta semana	SMS
Fútbol en vivo	Invitados que visitaron durante partidos televisados anteriores o los fines de semana por la tarde	Invitados cuya sucursal habitual no transmitirá el partido	Correo electrónico para la programación, SMS antes del inicio del partido
Torneos internacionales de rugby	Invitados que visitaron durante los últimos torneos internacionales de otoño o el Seis Naciones	Invitados que solo visitan los días laborables a la hora del almuerzo	Correo electrónico primero, SMS 48 horas antes
Fiestas navideñas	Invitados que visitaron los viernes o sábados por la noche durante el pasado noviembre o diciembre	Invitados que ya han reservado este año	Correo electrónico
Evento de un solo día de temporada (San Patricio, Halloween)	Todos los invitados de la sucursal que hayan otorgado consentimiento y con una visita en los últimos seis meses	Invitados que se dieron de baja después del último envío de temporada	Correo electrónico, luego SMS el mismo día
Excluye con tanto cuidado como incluyes

Cada mensaje enviado al invitado equivocado te cuesta algo. En SMS cuesta una tarifa por mensaje y, a menudo, una cancelación de suscripción. Excluye a los invitados que se dieron de baja de un canal, a los invitados que ya tienen una reserva y a los invitados cuya sucursal habitual no realizará el evento. Para promociones enfocadas en bebidas alcohólicas, excluye a cualquier menor de 18 años si tu página de inicio de sesión recopila la fecha de nacimiento.

De dónde proviene tu lista de eventos

Origen de la lista	A quién captura	Registro de consentimiento	Historial de visitas adjunto	Esfuerzo para crecer
Inicios de sesión de WiFi para invitados (Purple)	Todos los invitados que se conectan a internet, incluidos los que llegan sin reserva	Capturado al iniciar sesión, por canal	Sí: día, frecuencia y sucursal	Crece con cada visita, sin esfuerzo del personal
Sistema de reserva de mesas	Invitados que reservan con anticipación, generalmente solo quien hace la reserva	Establecido por la redacción del formulario de reserva	Solo reservas, sin visitas sin reserva	Crece con las reservas
Formularios de registro en papel o QR	Invitados que eligen llenar uno	Papel archivado; QR capturado digitalmente	Ninguno	El personal debe promoverlo en cada turno
Lista importada en Mailchimp, Klaviyo o HubSpot	Quienquiera que ya esté en la lista	Heredado de donde se recopiló	Ninguno del establecimiento a menos que integre una fuente	Crece solo cuando agrega contactos

Si ya utiliza una de esas plataformas, puede conservarla. Purple se integra con plataformas de CRM y marketing, por lo que los contactos capturados por WiFi pueden alimentar el sistema que usa hoy. Las diferencias de costos de cada opción se detallan en Costo de una plataforma de datos de clientes para grupos hoteleros: construir, comprar o usar sus datos de WiFi.

¿Qué debe enviar para noches de trivia, deportes en vivo y eventos de temporada, y cuándo?

El momento oportuno determina si un mensaje ayuda o se ignora. Envíe información detallada temprano por correo electrónico, y luego recordatorios breves por SMS a medida que se acerca el evento. Utilice la siguiente matriz como punto de partida y ajústela después de su primer mes de resultados.

Evento	Primer mensaje	Recordatorio	Último aviso	Seguimiento
Noche de trivia semanal	Correo electrónico el día 1 de cada mes con todas las fechas y temas	SMS 24 horas antes solo para trivias temáticas o con premios	SMS a las 3 pm el día de la trivia a los clientes habituales que faltaron las últimas dos semanas	Correo electrónico a la mañana siguiente con los resultados y el tema de la próxima semana
Partido importante de fútbol o rugby	Correo electrónico de 7 a 10 días antes con el partido, la hora de inicio y el enlace de reserva	SMS 48 horas antes del inicio	SMS 3 horas antes del inicio, solo si quedan mesas disponibles	Correo electrónico al día siguiente con el próximo partido
Torneo (Seis Naciones, Eurocopa, Mundial)	Correo electrónico de dos a tres semanas antes del primer partido con la lista completa de encuentros	Correo electrónico cada lunes con la lista de los partidos de esa semana	SMS en la mañana de cada partido de la selección local	Correo electrónico después de la final con un agradecimiento y el próximo evento
Fiestas de Navidad	Correo electrónico en septiembre con paquetes y términos de anticipo	Correo electrónico en octubre con las fechas restantes	SMS 7 días antes de la fecha límite de reserva	Correo electrónico en enero con una oferta para el mes de baja actividad
De temporada de un día (Día de San Patricio, Halloween)	Correo electrónico 14 días antes	SMS 48 horas antes	SMS a las 11 am del mismo día	Correo electrónico dos días después con fotos y el próximo evento

Noches de trivia

Los clientes habituales de las trivias son personas de costumbres. No necesitan un correo electrónico semanal; necesitan una razón para traer un equipo completo. Envíe un correo electrónico mensual con todas las fechas y temas, de modo que también funcione como calendario.

Guarde los mensajes SMS para noches temáticas, premios más grandes y clientes habituales que han dejado de ir. Un mensaje a las 3:00 p. m. llega a los clientes antes de que hagan planes para la noche. Agregue una línea de "trae a un nuevo jugador" para aumentar los equipos sin ofrecer descuentos. El correo electrónico con los resultados a la mañana siguiente les da a los ganadores derecho a presumir y les da a los equipos perdedores una razón para regresar a la revancha.

Deportes en vivo

Los fanáticos deciden según el partido, no solo por lealtad al lugar. Destaque el partido, la hora del pitazo inicial y si lo transmitirá con sonido. Coloque el enlace de reservación en la parte superior visible.

Envíe el recordatorio por SMS 48 horas antes del inicio del partido, cuando los grupos aún están decidiendo dónde verlo. Envíe el último impulso tres horas antes solo si quedan mesas disponibles. Un mensaje de "bastante espacio" para un pub lleno genera fanáticos decepcionados en la puerta.

Eventos de temporada

Los organizadores de fiestas navideñas comparan lugares mucho antes de diciembre, así que comience en septiembre. Incluya los términos del depósito y la capacidad en el primer correo electrónico; los organizadores necesitan ambos datos para obtener la aprobación.

Los eventos de un solo día necesitan menos tiempo de preparación. La Noche de Burns es el 25 de enero, el Día de San Patricio el 17 de marzo y Halloween el 31 de octubre. Añada cada uno a su calendario desde ahora, con la fecha del correo electrónico programada 14 días antes.

Escriba SMS que sí se lean

• Ajústese a un segmento. Un SMS estándar tiene capacidad para 160 caracteres en el juego de caracteres GSM-7. Algunos caracteres especiales cambian el mensaje a UCS-2, lo que reduce un segmento a 70 caracteres.
• Comience con el nombre del pub. Los clientes deben saber quién envía el mensaje antes de leer la oferta.
• Una acción, un enlace. Reservar una mesa o inscribir a un equipo, nunca ambos.
• Incluya una opción de baja en cada mensaje. La guía de ICO sobre PECR exige una forma sencilla de darse de baja cada vez que realice acciones de marketing.
• Envíe entre las 10:00 a. m. y las 8:00 p. m. Un mensaje a altas horas de la noche genera bajas de la lista, no reservaciones.

Un ejemplo práctico:

The Crown: Trivia de películas hoy 8:00 p. m., premio de £50. Inscribe a tu equipo: [enlace] Responde STOP para darte de baja

¿Cómo se ve esto en la práctica?

Ambos escenarios a continuación utilizan cifras ilustrativas para mostrar el método y los cálculos. No son resultados reportados de un lugar específico.

Escenario 1: impulsar una trivia a mitad de semana en un pub local

Situación. Un pub local organiza una trivia los martes que se ha reducido a unos 10 equipos. Cuenta con 2,000 contactos con consentimiento recopilados mediante WiFi para invitados. De ellos, 300 iniciaron sesión dos o más martes en los últimos 90 días.

Lo que se hizo. El pub reservó a 30 clientes habituales como grupo de control y envió mensajes a los otros 270. Esos 270 recibieron el correo electrónico mensual, además de un SMS a las 3:00 p. m. en las dos noches temáticas. Se envió un SMS independiente de "te hemos extrañado" a 60 clientes habituales que no habían asistido recientemente. Después de cada trivia se envió un correo electrónico con los resultados.

Resultado. A lo largo del mes, el 20% de los clientes habituales que recibieron mensajes iniciaron sesión la noche de la trivia, frente al 10% del grupo de control. Esa diferencia de 10 puntos equivale a 27 visitas adicionales la noche de la trivia. Con un gasto promedio ilustrativo de £20 por persona, esto representa £540 de ingresos incrementales. A lo largo de 600 SMS y 270 correos electrónicos, los ingresos por envío ascienden aproximadamente a £0.62.

Escenario 2: Torneo de las Seis Naciones en un grupo de pubs de 12 ubicaciones

Situación. Un grupo de 12 pubs transmite todos los partidos del Torneo de las Seis Naciones. El año pasado, algunos locales tuvieron que rechazar aficionados mientras que otros se quedaron a medio llenar. El grupo contaba con datos de visitas mediante WiFi de los torneos internacionales del otoño anterior.

Lo que se hizo. El grupo creó un segmento para cada local con los huéspedes que los visitaron durante los torneos internacionales de otoño o las tardes de fin de semana. Esto dio un total de 6,000 huéspedes, reservando a 600 como grupo de control. Se envió un correo electrónico con el calendario de partidos tres semanas antes del fin de semana de apertura, y luego un correo los lunes de cada semana de partido. Cada huésped recibió noticias únicamente de su local habitual. Se enviaron SMS la mañana de cada partido de la selección local. Los pubs con mesas libres enviaron un SMS adicional tres horas antes del inicio del partido.

Resultado. De los 5,400 huéspedes contactados, el 9% (486) inició sesión en el WiFi de su local durante un partido. El grupo de control registró un retorno del 4%, lo que predice 216 visitas del grupo contactado sin necesidad de ninguna campaña. La diferencia es de 270 visitas adicionales en días de partido. Los resultados a nivel de local también mostraron qué pubs se mantenían rezagados, por lo que el grupo reasignó el presupuesto de SMS hacia ellos para el siguiente torneo.

¿Cómo saber si las campañas de eventos para tu pub están funcionando?

Mide la asistencia, no las aperturas. La protección de privacidad de correo de Apple (Mail Privacy Protection), introducida con iOS 15 en 2021, precarga el contenido remoto del correo electrónico. Esto puede registrar una apertura independientemente de si el huésped lee o no el mensaje. Por lo tanto, las tasas de apertura sobreestiman el interés, así que considera los clics y la asistencia como señales más sólidas.

Métrica	Cómo medirla	Qué hacer si disminuye
Asistencia en la noche del evento	Inicios de sesión de WiFi del segmento durante la ventana del evento, en comparación con el grupo de control	Ajusta el segmento a huéspedes con visitas recientes esa misma noche
Tasa de opt-in	Opt-ins de marketing divididos entre los inicios de sesión de WiFi de huéspedes, semanalmente, por local	Reescribe la redacción del opt-in para mencionar el beneficio, como fechas de trivias y alertas de partidos
Ingreso por envío	Visitas adicionales multiplicadas por el gasto promedio por persona de tus reportes de caja, dividido entre los envíos	Elimina el recordatorio final para eventos que ya agotaron sus entradas
Cancelaciones de suscripción a SMS por envío	Opt-outs divididos entre los mensajes enviados, por campaña	Reduce la frecuencia y revisa los horarios de envío
Retorno de huéspedes inactivosa	Proporción de huéspedes sin visitas en más de 30 días que regresan dentro de los 14 días posteriores a un envío	Prueba un tipo de evento diferente para ese segmento

Existe una advertencia importante. No todos los huéspedes se conectan al WiFi en cada visita, por lo que la asistencia basada en datos de WiFi subestima la cifra real. Por eso es importante el grupo de control: la subestimación afecta a ambos grupos por igual, por lo que la diferencia entre ellos sigue siendo confiable.

Revisa los resultados mensualmente, por local y por tipo de evento. Descarta los mensajes que no generen cambios. Si deseas automatizar los horarios de envío o la selección de segmentos, AI for restaurant and venue marketing: an implementation checklist cubre dónde ayuda la automatización y dónde no.

¿Qué sale mal en el marketing de eventos para pubs y cómo evitarlo?

Enviar mensajes a todos sobre cualquier cosa

Enviar cada evento a todos los contactos hace que los clientes terminen por ignorarle. Vincule cada evento con el segmento que suele visitar en esa noche específica. Limite los SMS a una frecuencia que su tasa de cancelación de suscripción pueda tolerar, y revise esa tasa después de cada campaña.

Promocionar un partido que no puede transmitir

Transmitir deportes en vivo requiere una suscripción comercial, no una residencial. Confirme que su suscripción cubra el partido antes de promocionarlo. El fútbol del Reino Unido también tiene un periodo cerrado de transmisión: los partidos que comienzan entre las 2:45 p. m. y las 5:15 p. m. los sábados no se transmiten en vivo en el Reino Unido. Nunca anuncie uno de estos partidos como transmisión en vivo.

Promociones que infringen las normas de licencias o publicidad

En Inglaterra y Gales, las condiciones obligatorias de licencias según la Licensing Act 2003 prohíben las promociones irresponsables. Los ejemplos incluyen bebidas ilimitadas por un precio fijo y recompensas por beber rápidamente. Escocia tiene sus propias reglas bajo la Licensing (Scotland) Act 2005. El Código CAP, sección 18, también prohíbe el marketing de alcohol dirigido a menores de 18 años. Promocione el evento, el ambiente y la comida, no el consumo excesivo de alcohol.

Envíos a contactos sin un consentimiento claro

Las hojas de cálculo antiguas y las listas compradas raras veces cuentan con un registro de consentimiento que cumpla con el GDPR. Si no puede demostrar cuándo y cómo aceptó un cliente, no le envíe mensajes. Reconstruya la lista a través de los inicios de sesión en la WiFi para clientes, donde el consentimiento se captura por canal en el momento del acceso.

SMS con un horario inadecuado

Un recordatorio que llega después del inicio del partido es molesto. Un mensaje de texto a las 10 p. m. es una intrusión. Programe cada SMS en función de la hora de inicio del evento y mantenga los envíos entre las 10 a. m. y las 8 p. m.

Envíos masivos a nivel de grupo que ignoran la ubicación

Un cliente en una ciudad no quiere una invitación para un juego de trivia a 60 kilómetros de distancia. Segmente por la ubicación habitual y permita que el encargado de cada establecimiento confirme los detalles antes de realizar el envío.

Falta de seguimiento

La mayoría de los establecimientos se detienen al finalizar el evento. El correo electrónico de seguimiento, con resultados, fotos y la fecha del próximo evento, prepara la siguiente visita. Representa el costo de un solo envío y llega a los clientes con mayor probabilidad de regresar.

Preguntas frecuentes

¿Purple funciona con el equipo de WiFi que ya tiene nuestro pub?

Sí, Purple es independiente del hardware y funciona como una capa en la nube sobre los puntos de acceso que ya posee. Entre los proveedores compatibles se encuentran Cisco Meraki, HPE Aruba, Ruckus, Juniper Mist, Ubiquiti UniFi, Cambium, Extreme Networks y Fortinet. No es necesario reemplazar su infraestructura. Purple se integra sobre su equipo existente, añade la página de inicio de sesión para clientes y comienza a construir su lista de contactos con consentimiento desde el primer acceso.

¿Recopilar consentimiento de marketing a través de la WiFi para clientes cumple con el GDPR?

Sí, siempre que la página de inicio de sesión solicite el consentimiento de forma correcta. El artículo 4(11) del GDPR exige un consentimiento libre, específico, informado e inequívoco, y el Recital 32 excluye las casillas marcadas previamente. Purple utiliza opciones de aceptación conscientes, con una casilla independiente para cada canal, y almacena el registro en el perfil de cada contacto. En el Reino Unido también se aplica la norma PECR, por lo que cada correo electrónico y mensaje de texto de marketing debe ofrecer una forma sencilla de cancelar la suscripción.

¿En qué se diferencia Purple Engage de Mailchimp para el marketing de pubs?

Purple construye la lista; Mailchimp realiza envíos a una lista que usted ya tiene. Mailchimp funciona con contactos que importa o recopila en línea. Purple Engage comienza con los inicios de sesión de los invitados al WiFi dentro de su pub, por lo que cada contacto llega con el consentimiento y el historial de visitas adjunto: qué noches, con qué frecuencia y en qué establecimiento. Esto le permite dirigirse a los asistentes frecuentes a las noches de trivia o a los aficionados los días de partido, en lugar de enviar todos los eventos a todo el mundo.

¿Podemos seguir usando Mailchimp, Klaviyo o HubSpot junto con Purple?

Sí. Purple se integra con plataformas de CRM y marketing, por lo que los contactos capturados a través del WiFi para invitados pueden alimentar el sistema que ya utiliza. Puede comenzar de esa manera y trasladar las campañas de los establecimientos a Purple Engage más adelante, donde el historial de visitas se encuentra junto a cada contacto. Cualquiera que sea la ruta que elija, lleve el registro de consentimiento con cada contacto y mantenga una lista maestra de exclusión voluntaria en todos los sistemas.

¿Cómo se calcula el precio de Purple?

Purple cotiza a solicitud, según el plan que elija: Connect, Capture o Engage. Solicite una cotización que cubra cada establecimiento que desee activar. Pregunte también cómo se cobran los envíos de SMS, porque los mensajes de texto tienen un costo por mensaje que el correo electrónico no tiene. Luego, compare el total con lo que paga hoy por una plataforma de correo electrónico independiente más el tiempo del personal dedicado a hacer crecer su lista.

¿Cuánto tiempo toma antes de que podamos ejecutar campañas de eventos dirigidas?

Puede enviar un primer correo electrónico de evento tan pronto como comiencen a llegar los contactos con consentimiento. Permita entre cuatro y seis semanas de registros en el WiFi para invitados antes de depender de segmentos basados en el comportamiento, como los asistentes frecuentes a las noches de trivia o los aficionados los días de partido. Durante ese período, cree su calendario de eventos de 12 semanas, redacte sus plantillas y acuerde una regla de grupo de control, para que pueda medir el incremento desde la primera campaña dirigida.

¿Esto funciona en un grupo de pubs con múltiples establecimientos?

Sí. Purple opera en más de 80,000 establecimientos activos y funciona con operadores de pubs con múltiples sedes. Segmente cada campaña según el establecimiento habitual de un invitado, para que los clientes se entren de los eventos en su local habitual en lugar de un pub en otra ciudad. La comparación de la asistencia frente a un grupo de control en cada establecimiento muestra qué pubs responden mejor, de modo que pueda mover el presupuesto de SMS a los locales con capacidad disponible.