ভেন্যুগুলোর জন্য ইভেন্ট এবং মৌসুমী প্রচারণামূলক ইমেল

আপনার ভেন্যুর জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

বেশিরভাগ ভেন্যু ইমেল মার্কেটিং সম্পর্কে একটি অস্বস্তিকর সত্য এখানে দেওয়া হলো: তাদের তালিকাটি অত্যন্ত ছোট, অথবা এটি এমন লোকেদের দ্বারা পূর্ণ যারা আসলে কখনও আপনার ভেন্যুতে যাননি। আপনি এটি কিনেছেন, স্ক্র্যাপ করেছেন অথবা তিন বছর আগে একটি প্রতিযোগিতার এন্ট্রি ফর্মের মাধ্যমে সংগ্রহ করেছেন। আপনি যখন সেই তালিকায় ভ্যালেন্টাইন্স ডে ডিনার ইনভাইট পাঠান, তখন আপনি ২% ওপেন রেট এবং মাত্র কয়েকটি বুকিং পান। এর চেয়ে আপনি বাইরে একটি স্যান্ডউইচ বোর্ড দিয়েও আরও ভালো করতে পারতেন।

যেসব ভেন্যু ইভেন্ট ইমেল মার্কেটিংয়ে সফল হয় তাদের মধ্যে একটি মিল রয়েছে: প্রকৃত অতিথিদের ভিজিট থেকে তৈরি করা একটি ভেরিফাইড, ফার্স্ট-পার্টি তালিকা। সেই তালিকার প্রতিটি ব্যক্তি আপনার WiFi-এর সাথে সংযুক্ত হয়েছেন, তাদের ইমেল এড্রেস লিখেছেন এবং সচেতনভাবে আপনার কাছ থেকে আপডেট পেতে অপ্ট-ইন করেছেন। এটি একটি GDPR-সম্মত, সম্মতি-ভিত্তিক তালিকা যা আপনার প্রকৃত দর্শকদের প্রতিফলিত করে।

Purple-এর গেস্ট WiFi প্ল্যাটফর্ম শুধুমাত্র ২০২৪ সালেই ৮০,০০০টি লাইভ ভেন্যু জুড়ে ৪৪০ মিলিয়ন লগইন সংগ্রহ করেছে। আপনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ ডেটা পয়েন্ট হলো: গেস্টরা যখন একটি Captive Portal-এর মাধ্যমে লগইন করেন, তখন তারা তাদের বিবরণ শেয়ার করার জন্য একটি সচেতন সিদ্ধান্ত নেন। এটিকে আমরা সচেতন-পছন্দের অপ্ট-ইন (conscious-choice opt-in) বলি। এটি কোনো স্ক্র্যাপ করা ইমেল নয়। এটি কোনো কেনা তালিকাও নয়। এটি একজন বাস্তব ব্যক্তি যিনি শারীরিকভাবে আপনার ভেন্যুতে উপস্থিত ছিলেন।

ইভেন্ট ইমেল মার্কেটিংয়ে, এই পার্থক্যটাই সব। WiFi লগইন থেকে তৈরি করা একটি তালিকার কনভার্সন রেট একটি কোল্ড বা সেমি-ওয়ার্ম তালিকার তুলনায় সম্পূর্ণ ভিন্ন হয়, কারণ প্রতিটি প্রাপক ইতিমধ্যে প্রমাণ করেছেন যে তারা আপনার ভেন্যুটি পছন্দ করেন এবং সেখানে ভিজিট করেছেন।

আপনার তালিকার মান আপনার ক্যাম্পেইনের কার্যকারিতার সর্বোচ্চ সীমা নির্ধারণ করে। আর সেই তালিকাটি ক্রমাগত এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করার সবচেয়ে ভালো উপায় হলো আপনার গেস্ট WiFi-এর ব্যবহার।

কাজের পদ্ধতি

বেশিরভাগ ভেন্যু একই উপায়ে সিজনাল ইমেল মার্কেটিং পরিচালনা করে। ক্রিসমাস আসছে, তাই তারা একটি ক্রিসমাস ইমেল পাঠায়। ভ্যালেন্টাইন্স ডে আসছে, তাই তারা একটি ভ্যালেন্টাইন্স ইমেল পাঠায়। মাদার্স ডে, ইস্টার, গ্রীষ্ম - সব স্পষ্ট মুহূর্তগুলোতেই একটি ইমেল পাঠানো হয়।

বেশিরভাগ ভেন্যু সিজনাল ইমেল মার্কেটিংকে ঠিক একই উপায়ে বিবেচনা করে। ক্রিসমাস আসছে, তাই তারা একটি ক্রিসমাস ইমেল পাঠায়। ভ্যালেন্টাইন্স ডে আসছে, তাই তারা একটি ভ্যালেন্টাইন্স ইমেল পাঠায়। মাদার্স ডে, ইস্টার, গ্রীষ্ম - প্রতিটি স্পষ্ট মুহূর্তেই একটি ইমেল পাঠানো হয়।

সমস্যা এটি নয় যে সেই ইমেলগুলো পাঠানো ভুল। সমস্যা হলো তারা কেবল স্পষ্ট পিক বা ব্যস্ত সময়গুলোকে লক্ষ্য করে। যেসব ভেন্যু ইমেল থেকে সবচেয়ে বেশি রেভিনিউ লাভ করে, তারা সেই দল যারা শান্ত বা মন্দা সময়ের জন্যও ইমেল পাঠানোর পরিকল্পনা করে। জানুয়ারি। ইস্টার-পরবর্তী শান্ত সময়। গ্রীষ্মের মাঝামাঝি সময়ের মন্দা। স্কুলের ছুটি এবং গ্রীষ্মের ছুটির মধ্যবর্তী সপ্তাহগুলো।

বিষয়টি এভাবে ভাবুন: আপনার সবচেয়ে ব্যস্ত রাতগুলোর জন্য ইমেল মার্কেটিংয়ের প্রয়োজন নেই। সেগুলোর জন্য প্রয়োজন ক্যাপাসিটি ম্যানেজমেন্ট। ইমেল মার্কেটিং তার কার্যকারিতা প্রমাণ করে ফেব্রুয়ারির কোনো এক বৃষ্টির মঙ্গলবারে, অথবা সেপ্টেম্বরের কোনো এক শান্ত সোমবারে।

এই পদ্ধতির দুটি অংশ রয়েছে।

প্রথম অংশটি হলো স্বাভাবিক ঋতুভিত্তিক ক্যালেন্ডার। আপনার বারো মাসের একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন। আপনার ভেন্যুর ধরনের সাথে প্রাসঙ্গিক প্রতিটি ইভেন্ট এবং ঋতুভিত্তিক মুহূর্তগুলো চিহ্নিত করুন। একটি রেস্তোরাঁ-র জন্য, এগুলো হলো ভ্যালেন্টাইনস ডে, মাদার্স ডে, ফাদার্স ডে, ইস্টার সানডে, ক্রিসমাস, নিউ ইয়ার্স ইভ। একটি বারের জন্য, এর সাথে যোগ করুন সিক্স নেশনস, প্রিমিয়ার লীগ সিজনের উদ্বোধনী সপ্তাহান্ত, হ্যালোইন। একটি হোটেলের জন্য, ব্যাংক হলিডে সপ্তাহান্ত, স্থানীয় ইভেন্ট এবং স্কুলের ছুটির দিনগুলো যোগ করুন। সেই মুহূর্তগুলোকে ঘিরে আপনার ইমেল পাঠানোর ক্যালেন্ডার তৈরি করুন এবং চার থেকে ছয় সপ্তাহ আগে আপনার ইমেলগুলোর পরিকল্পনা করুন।

দ্বিতীয় অংশটি হলো মন্দা-সময়ের ক্যালেন্ডার। গত বারো মাসের আপনার ফুটফল ডেটা দেখুন। আপনার সবচেয়ে শান্ত তিনটি বা চারটি সময়কাল চিহ্নিত করুন। এবার সেই নির্দিষ্ট সময়গুলোকে লক্ষ্য করে বিশেষ ক্যাম্পেইন তৈরি করুন। জানুয়ারিতে সপ্তাহের মাঝামাঝি সময়ে দুজনের জন্য একটি টেবিল অফার। ইস্টার পরবর্তী মন্দা কাটাতে দুপুরের খাবারের জন্য একজন বন্ধু নিয়ে আসার প্রমোশন। আগস্টের অলস সপ্তাহে যখন আপনার নিয়মিত গ্রাহকরা ছুটিতে থাকেন, তখন একটি সামার আফটারনুন টি-এর প্রচার।

মন্দা-সময়ে পাঠানো ইমেলগুলো থেকে আপনি প্রতি ইমেলে সবচেয়ে বেশি অতিরিক্ত রাজস্ব দেখতে পাবেন, কারণ আপনি কোনো হাউজফুল রুম বা বুকড টেবিলের সাথে প্রতিযোগিতা করছেন না। আপনার কাছে পূরণ করার মতো অতিরিক্ত ক্ষমতা রয়েছে এবং আপনার গেস্ট লিস্টের সঠিক অংশটিকে লক্ষ্য করে একটি ইমেল পাঠানোই হলো তা পূরণ করার সবচেয়ে সাশ্রয়ী উপায়।

আপনার গেস্ট WiFi-এর মাধ্যমে এটি কীভাবে করবেন

এখানেই কার্যপদ্ধতিগুলো একসাথে কাজ করে।

যখন কোনো গেস্ট আপনার WiFi-এর সাথে সংযুক্ত হন, তখন Purple তাদের ইমেল ঠিকানা সংগ্রহ করে এবং তাদের ভিজিট লগ করে - তারিখ, সময় এবং ফ্রিকোয়েন্সি। সময়ের সাথে সাথে, আপনি প্রতিটি গেস্টের একটি প্রোফাইল তৈরি করতে পারবেন: তারা কত ঘন ঘন ভিজিট করেন, শেষ কবে এসেছিলেন, দিনের কোন সময়ে তারা সাধারণত আসেন এবং তারা নতুন নাকি ফিরে আসা গেস্ট।

Purple Engage স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার তালিকাটি বিভক্ত করতে সেই ভিজিট ডেটা ব্যবহার করে। আপনাকে ম্যানুয়ালি গেস্টদের ট্যাগ করতে বা স্প্রেডশীট ইম্পোর্ট করতে হবে না। WiFi লগইন ডেটা থেকে সেগমেন্টগুলো নিজে থেকেই তৈরি হয়ে যায়।

ইভেন্ট ইমেল মার্কেটিংয়ের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সেগমেন্টগুলো নিচে দেওয়া হলো।

প্রথমত, নিষ্ক্রিয় গেস্ট। এরা হলেন সেইসব মানুষ যারা গত ছয় মাসে ভিজিট করেছেন কিন্তু ৬০ দিন বা তার বেশি সময় ধরে ফিরে আসেননি। তারা আপনাকে চেনেন, তারা আপনার ভেন্যু পছন্দ করেছিলেন বলেই ভিজিট করেছিলেন, কিন্তু কোনো কারণে সেই অভ্যাসটি ভেঙে গেছে। একটি লক্ষ্যযুক্ত ইভেন্টের আমন্ত্রণ - নির্দিষ্ট এবং আকর্ষক - প্রায়শই তাদের ফিরিয়ে আনার জন্য যথেষ্ট। এই সেগমেন্টটি সাধারণত প্রতি ইমেল প্রেরণে আপনার সর্বোচ্চ ROI প্রদান করে, কারণ একজন নিষ্ক্রিয় গেস্টকে পুনরায় যুক্ত করতে নতুন একজন গ্রাহক পাওয়ার চেয়ে অনেক কম খরচ হয়।

দ্বিতীয়ত, নিয়মিত দর্শক। এঁরা হলেন আপনার সাপ্তাহিক বা পাক্ষিক দর্শক। এঁরা আপনার সবচেয়ে বিশ্বস্ত শ্রোতা। ইভেন্টের জন্য, তাঁরা অগ্রাধিকার পাওয়ার যোগ্য। অন্য সবার আগে তাঁদের আমন্ত্রণ পাঠান। তাঁদের সেরা টেবিল বা সীমিত টিকিট বেছে নেওয়ার প্রথম সুযোগ দিন। তাঁরা সম্মানিত বোধ করবেন এবং অবশ্যই আসবেন।

তৃতীয়ত, নতুন অতিথি। গত ৩০ দিনে যাঁরা প্রথমবার এসেছেন। তাঁরা এখনও আপনার সম্পর্কে মতামত তৈরি করছেন। তাঁদের প্রথম মাসের মধ্যে একটি সঠিক সময়ে পাঠানো ইভেন্ট আমন্ত্রণ একজন এককালীন অতিথিকে নিয়মিত অতিথিকে পরিণত করতে পারে। অফারটি সহজ রাখুন - যেমন আপনার পরবর্তী ইভেন্টে একটি প্রশংসামূলক ওয়েলকাম ড্রিঙ্ক, বা ডিসকাউন্টেড আর্লি-বার্ড টিকিট।

চতুর্থত, উচ্চ-ফ্রিকোয়েন্সি অতিথি। লাইফটাইম ভ্যালুর দিক থেকে এঁরাই আপনার সবচেয়ে মূল্যবান অতিথি। তাঁরা সপ্তাহে একাধিকবার আসেন। এই সেগমেন্টের জন্য, VIP অভিজ্ঞতার কথা বিবেচনা করুন। একটি এক্সক্লুসিভ টেস্টিং ইভেন্ট বা পর্দার পিছনের কোনো বিশেষ আয়োজন। এমন কিছু যা তাঁদের বিশ্বস্ততাকে এমন অ্যাক্সেস দিয়ে পুরস্কৃত করে যা তাঁরা অন্য কোথাও পাবেন না।

Purple Engage আপনাকে মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে এই সেগমেন্টগুলি তৈরি করতে এবং আপনার ইভেন্ট ক্যালেন্ডার অনুযায়ী মেল শিডিউল করতে সাহায্য করে। প্ল্যাটফর্মটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে GDPR সম্মতির রেকর্ড পরিচালনা করে, কারণ WiFi লগইন পর্বেই সম্মতি নেওয়া হয়েছিল। আপনি কোনো কোল্ড লিস্টের ওপর জোর করে কমপ্লায়েন্স বসাচ্ছেন না, এটি শুরু থেকেই সিস্টেমের অন্তর্ভুক্ত থাকে।

কী পাঠাবেন, এবং কখন পাঠাবেন

চলুন ইমেলগুলো সম্পর্কে সুনির্দিষ্টভাবে আলোচনা করা যাক।

একটি নির্দিষ্ট মৌসুমী ইভেন্টের জন্য (উদাহরণস্বরূপ, ভ্যালেন্টাইনস ডে ডিনার), আপনার মেল পাঠানোর সিকোয়েন্সটি এইরকম দেখাবে।

চার সপ্তাহ আগে: আপনার নিয়মিত এবং উচ্চ-ফ্রিকোয়েন্সি অতিথিদের একটি অগ্রাধিকারমূলক বুকিং ইমেল পাঠান। সাবজেক্ট লাইনটি হতে পারে এইরকম - "আপনার ভ্যালেন্টাইনস টেবিল - বুকিং শুরু হওয়ার আগে"। এটি একটি প্রকৃত অভাব তৈরি করে এবং বিশ্বস্ততাকে পুরস্কৃত করে।

দুই সপ্তাহ আগে: আপনার সম্পূর্ণ অপ্ট-ইন তালিকায় মূল মেলটি পাঠান। এটি আপনার সবচেয়ে বেশি মানুষের কাছে পৌঁছানোর মাধ্যম। এতে অফার, মেনু, বুকিং লিঙ্ক এবং একটি স্পষ্ট ডেডলাইন অন্তর্ভুক্ত করুন।

এক সপ্তাহ আগে: যাঁরা প্রথম ইমেলটি খুলেছিলেন কিন্তু বুকিং করেননি তাঁদের জন্য একটি রিমাইন্ডার। এটি আপনার সিকোয়েন্সের সবচেয়ে বেশি কনভার্সন জেনারেট করা মেল, কারণ আপনি এমন লোকদের টার্গেট করছেন যাঁরা ইতিমধ্যে আগ্রহ দেখিয়েছেন।

তিন দিন আগে: ল্যাপসড বা দীর্ঘ দিন না আসা অতিথিদের টার্গেট করে একটি শেষ প্রচেষ্টা। এটিকে একটি "শেষ সুযোগ" বার্তা হিসেবে তুলে ধরুন। এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন। একটি ছবি, একটি অফার, একটি বোতাম।

একটি শান্ত সময়ের ক্যাম্পেইনের জন্য (যেমন জানুয়ারির মাঝামাঝি সপ্তাহের লাঞ্চ অফার), সিকোয়েন্সটি আরও সহজ।

দশ দিন আগে: ল্যাপসড অতিথি এবং নতুন অতিথিদের একটি ইমেল পাঠান। অফারটি সুনির্দিষ্ট এবং সময়সীমা যুক্ত হতে হবে। "এই শীতে দুর্দান্ত মূল্য"-র চেয়ে "শুধু এই জানুয়ারিতে, সোমবার থেকে বৃহস্পতিবার, লাঞ্চে ২০% ছাড়" অনেক বেশি কার্যকর।

পাঁচ দিন আগে: যাঁরা প্রথম ইমেলটি খোলেননি তাঁদের জন্য একটি রিমাইন্ডার। সাবজেক্ট লাইনটি পরিবর্তন করুন। কন্টেন্ট একই রকম থাকতে পারে।

ব্যাস। মাত্র দুটি মেল। পরিচ্ছন্ন, টার্গেটেড, পরিমাপযোগ্য।

এই সমস্ত কিছুর মূল নীতি হলো প্রাসঙ্গিকতা। যে অতিথি প্রতি শুক্রবার রাতে ডিনারের জন্য আসেন তাঁর মঙ্গলবারের লাঞ্চের অফারের প্রয়োজন নেই। Purple Engage আপনাকে পরিদর্শনের দিন এবং সময় অনুসারে ফিল্টার করতে দেয়, যাতে আপনি আচরণের সাথে অফারটির মিল রাখতে পারেন।

সাফল্য পরিমাপ করা

ওপেন রেট আপনাকে বলে যে সাবজেক্ট লাইনটি কাজ করেছে কিনা। ক্লিক রেট আপনাকে বলে যে অফারটি আকর্ষক ছিল কিনা। কিন্তু কোনোটিই আপনাকে বলে না যে ক্যাম্পেইনটি আসলে ফুটফল চালিত করেছে কিনা। যে মেট্রিকটি গুরুত্বপূর্ণ তা হলো পাঠানোর ১৪ দিনের মধ্যে রিটার্ন ভিজিট। Purple Engage ক্যাম্পেইন পরবর্তী WiFi লগইনগুলির সাথে আপনার পাঠানো সেগমেন্টের মিল করিয়ে এটি ট্র্যাক করে। এটিই সেই সংখ্যা যা আপনি আপনার জেনারেল ম্যানেজার বা আপনার বোর্ডকে রিপোর্ট করেন।

আপনার সম্পূর্ণ তালিকায় একই ইমেল পাঠানো সবসময় সঠিক সেগমেন্টে লক্ষ্যযুক্ত পাঠানোর চেয়ে কম পারফর্ম করবে। সেগমেন্ট সেট আপ করতে যে অতিরিক্ত পাঁচ মিনিট সময় লাগে তা ওপেন রেট, ক্লিক রেট এবং বুকিংয়ের মাধ্যমে বহু গুণ উসুল হয়ে যায়।

কোথায় শুরু করবেন

এখানে আপনার পরবর্তী পদক্ষেপগুলো রয়েছে।

১. আপনার বর্তমান ইমেল তালিকা অডিট করুন। এটি কীভাবে তৈরি করা হয়েছিল? প্রতিটি কন্ট্যাক্ট কি একজন যাচাইকৃত, সম্মতি দেওয়া, আসল ভিজিটর? যদি না হয়, তবে এটিই প্রথমে সমাধান করার বিষয়। ২. পরবর্তী বারো মাসের জন্য আপনার শান্ত সময়গুলো (quiet periods) ম্যাপ করুন। এমন তিনটি উইন্ডো চিহ্নিত করুন যেখানে আপনার পূরণ করার মতো ক্ষমতা রয়েছে এবং প্রতিটির জন্য একটি টার্গেটেড ক্যাম্পেইনের পরিকল্পনা করুন। ৩. Purple Engage-এ আপনার চারটি মূল সেগমেন্ট তৈরি করুন: ল্যাপসড গেস্ট, রেগুলার, নতুন গেস্ট এবং হাই-ফ্রিকোয়েন্সি গেস্ট। এই চারটি সেগমেন্ট ইভেন্ট ইমেলের বেশিরভাগ ব্যবহারের ক্ষেত্র কভার করে। ৪. পিক টাইমের জন্য চার-টাচ মডেল এবং শান্ত সময়ের জন্য দুই-টাচ মডেল ব্যবহার করে আপনার পরবর্তী ইভেন্ট পাঠানোর সিকোয়েন্স পরিকল্পনা করুন। ৫. শুধু ওপেন রেট নয়, রিটার্ন ভিজিট পরিমাপ করুন। এটিই সেই সংখ্যা যা আপনাকে বলে যে ক্যাম্পেইনটি কাজ করেছে কিনা।

আরও জানতে, আপনি আমাদের গাইডটি পড়তে পারেন: The best email marketing software for restaurants, compared।

গাইডটি শুনুন